Sommeren er over os, og det betyder sommerferie. Enten er den lige om hjørnet, eller også nyder dine medarbejdere allerede et par ugers velfortjent ferie. Vi kan dog ikke sige sommerferie uden at mærke ferieloven ånde os lidt i nakken.
For hvordan er det nu lige med sommerferien for de medarbejdere, der ikke har optjent nok feriedage på kontoen? Lad os tage dig igennem reglerne her.
Der kan være flere grunde til, at en medarbejder ikke har optjent nok ferie til sommeren. Nogle medarbejdere har måske været på orlov, eller også er de helt nye i virksomheden. Her giver ferieloven mulighed for, at I kan aftale, at medarbejderen holder betalt ferie på forskud.
Det betyder at din medarbejder kan holde ferien, før den er optjent
Her er det vigtigt at understrege, at ferie på forskud ikke er en ret. Det er en mulighed, som du kan vælge at tilbyde dine medarbejdere for at gøre ferielivet lidt mere fleksibelt.
Som arbejdsgiver må du hjertens gerne aftale ferie på forskud med dine medarbejdere. Du skal bare være opmærksom på en vigtig lille krølle:
Du kan max give det antal feriedage på forskud, som din medarbejder reelt kan nå at optjene i resten af det indeværende ferieår (som løber til d. 31. august).
Laver du ikke en klar, skriftlig aftale, eller giver du for mange dage, risikerer du at hænge på regningen og have “foræret” feriedagene væk.
Eksemplet, der fungerer: Du giver 4 dage på forskud i juli måned. Din medarbejder kan nå at optjene 2 hele dage i juli og 2 hele dage i august, inden ferieåret udløber d. 31. august. Regnskabet går i nul, og alt er godt.
Eksemplet, der koster: Du giver 6 dage på forskud i juli måned. Medarbejderen kan stadig kun nå at optjene 4 hele dage i resten af ferieåret. Det betyder ganske enkelt, at de sidste 2 feriedage bliver på virksomhedens regning.
Det er her, mange arbejdsgivere bliver nervøse. For hvad sker der, hvis du har givet ferie på forskud, og medarbejderen pludselig stopper?
Som arbejdsgiver har du ret til at modregne pengene for de manglende feriedage i medarbejderens sidste løn, men kun hvis I har lavet en korrekt juridisk aftale på forhånd.
Det skal stå sort på hvidt i jeres aftale om ferie på forskud, at du må trække værdien af dagene fra i den sidste løn, hvis medarbejderen ikke når at optjene dem løbende. Har du glemt at få aftalen på skrift, eller holder den ikke juridisk vand? Så risikerer du desværre at stå med regningen selv.
Værdien af de manglende dage modregnes herefter som selvbetalt ferie på den sidste lønseddel via løndel 001R.
En nyansat medarbejder vil sjældent have optjent nok ferie til en lang, sammenhængende sommerferie. Her kan du bruge ferie på forskud som et godt supplement.
Har du en medarbejder, der startede d. 1. april og gerne vil holde ferie i juli? Så har hun alene optjent 6,24 feriedage hos jer (3 måneder x 2,08 feriedage = 6,24 dage).
Vil hun gerne holde mere ferie, kan du tilbyde, at hun holder de dage, hun ville optjene i juli og august, på forskud nu.
Det kan også være, at din nyansatte medarbejder har feriedage med løn med sig fra en tidligere arbejdsgiver. Hvis hun vælger at holde de feriedage hos jer, skal du huske at trække hende i løn for de dage. Hendes feriebetaling skal nemlig dækkes af den gamle optjening, så virksomheden ikke betaler dobbelt.
Hvis ja, så skal du have den store planlægningshat på. Loven kræver nemlig, at kollektiv ferie skal varsles over for medarbejderne med 3 måneders varsel, når der er tale om hovedferie.
Selvom loven ikke direkte kræver det skriftligt, anbefaler vi altid, at du gør det på skrift. Enten via en mail til den enkelte eller som et kollektivt opslag i personalerummet eller på intranettet. Så er jeres dokumentation i orden.
(Hvis du ikke nåede at varsle i tide i år, så tag tippet med videre til jeres næste ferieplanlægning).
Når du holder kollektivt ferielukket, skal du sørge for at reservere medarbejdernes optjente feriedage til netop denne lukkeperiode.
Hvis du ikke gør det, risikerer du, at medarbejderen når at bruge sine dage på forlængede weekender eller småture inden sommeren. Står medarbejderen pludselig uden feriedage, når virksomheden lukker, falder det økonomiske ansvar tilbage på dig. Ved kollektiv ferielukning skal du nemlig betale medarbejdernes løn under ferien (medmindre der er tale om en nyansat, som slet ikke har haft mulighed for at optjene ret til betalt ferie endnu).
Tip: For at sikre, at der er dage nok til ferielukningen, har du som arbejdsgiver ret til at afslå en medarbejders ønsker om at holde ferie på andre tidspunkter af året.
Hvis en medarbejder har været på barsel uden løn i løbet af ferieåret og derfor ikke har haft mulighed for at optjene de klassiske 15 dages hovedferie, gælder der en særlig regel:
Hvis I holder kollektivt ferielukket, er du forpligtet til at give medarbejderen ferie på forskud. Du er dog stadig kun forpligtet til at give det antal dage, som medarbejderen reelt kan nå at optjene i resten af ferieåret (frem til d. 31. august).
Vil du sikre dig mod økonomiske overraskelser og undgå forskelsbehandling mellem dine medarbejdere? Det bedste værn er en klar og fast politik om ferie på forskud i jeres personalehåndbog.
Udfyld formularen herunder – så ringer en af vores jurister dig op til en uforpligtende snak om, hvordan vi hjælper jer i mål.
Vores jurister sidder klar til at hjælpe dig med at navigere sikkert igennem ferieloven og personalejuraen. Giv os et kald på 72 27 90 16 eller send en mail til HRJura@visma.com.