Hos AM Transport registrerer chaufførerne selv deres tid i DataLøn Tid-appen, og derfra går resten næsten som en leg, siger Charlotte Madsen, der er personalechef og lønansvarlig i AM Transport. Hun bruger en formiddag hver 14. dag på lønopgaven og nyder friheden i, at hun kan lave løn, når og hvor det passer hende bedst.
Da personalechef Charlotte Madsen overtog ansvaret for løn i transportfirmaet AM Transport, havde hun aldrig tidligere håndteret administrative opgaver. Inden da havde hun arbejdet som socialpædagog, men søgte nye og mindre stressende arbejdsforhold. Charlotte Madsens mand er direktør i AM Transport. Han spurgte, om ikke hun kunne tænke sig at hjælpe til på kontoret med bl.a. løn. Det sagde hun ja til og besluttede efter kort tid at droppe den manuelle lønhåndtering og gå på jagt efter et lønsystem, der kunne klare opgaven hurtigere og med færre fejl.
“Vi endte med at invitere DataLøn til en snak og blev hurtigt enige med dem om at starte et samarbejde op. Nu har vi haft DataLøn og DataLøn Tid siden januar 2021, og jeg må bare sige, at det hele har været så nemt. Vi fik rigtig god hjælp til oprettelsen, og vi blev guidet i, hvordan man bruger systemet. I dag fylder lønhåndteringen meget lidt i det daglige. Tidligere brugte vi to dage hver 14. dag på at lave løn. I dag kan jeg gøre det på en formiddag,” siger Charlotte Madsen.
Den helt store gevinst ved at bruge DataLøn for AM Transport er, at chaufførerne selv registrerer arbejdstid via appen DataLøn Tid. De taster dagens timetal ind, eller de kan vælge at klikke ‘start’, når deres dag begynder, og ‘slut’, når den er færdig, og så regner appen selv ud, hvor mange timer de har været på arbejde.
“Chaufførerne kan også selv følge med i, hvad de får i timen, hvor mange overarbejdstimer de har haft og så videre. Det giver dem et godt overblik. De er så glade for appen. Og det er jeg også."
Charlotte Madsen forklarer, at hun bruger omtrent to dage om måneden på at håndtere løn og godkende tidsregistrering.
jeg kan selv bestemme, hvornår jeg vil godkende deres timer. Det betyder, at jeg kan lave løn, når det passer mig. Jeg skal snart på ferie i Spanien, og så tager jeg bare computeren med og laver lønnen dernedefra,” siger Charlotte Madsen.
Hun er helt åben omkring sine egne begrænsninger indenfor traditionelt kontorarbejde. Det er ikke hendes primære kompetenceområde.
“Med DataLøn har det ingen betydning, at jeg ikke er lønekspert, for systemet regner selv ud, hvad der skal stå i de forskellige rubrikker. Jeg vil sige det sådan, at når jeg kan finde ud af det, kan alle finde ud af det. Og hvis der er noget, jeg kommer i tvivl om, så kontakter jeg supporten,” siger Charlotte Madsen og forklarer, at hun er særligt godt tilfreds med den venlighed, hun bliver mødt med, når hun ringer eller skriver til DataLøn.
“Det er altid glade mennesker, der tager telefonen. De er simpelthen så hjælpsomme. Også selvom jeg helt sikkert ikke er den bedste til at bruge systemet. Der er ingen spørgsmål, der er for dumme eller for små. Man får bare hjælp med det samme.”
Efterhånden som Charlotte Madsen har lært DataLøn og DataLøn Tid bedre at kende, har hun opdaget nogle sidegevinster ved løsningen. Hun har eksempelvis instrueret chaufførerne i at bruge feltet ‘bemærkninger’ i appen til at notere, hvilke kundeopgaver de er på, hver gang de registrerer deres timer. For det gør det meget nemmere for hende at holde overblikket, når hun skal viderefakturere timerne på de enkelte kundeprojekter. Hun har også bedt chaufførerne om at bruge ‘bemærkninger’ til øvrige beskeder – eksempelvis hvis de har glemt at holde en pause den dag, så hun kan tage det med, når hun laver løn.
“Jeg hjælper også chaufførerne med at overholde deres månedlige timetal. De må maksimalt køre 48 timer hver uge, og det kan godt være svært for dem selv at holde styr på. Men via DataLøn kan jeg altid se deres timetal og eksempelvis fortælle dem, at de skal tage det lidt roligt en uge, hvis de er ved at nærme sig maksimumgrænsen.”
For en nybegynder udi bogholderi og som en person, der tidligere har haft stresssymptomer helt inde på livet, har Charlotte Madsen en klar opfordring til de virksomheder, som stadig håndterer løn og tidsregistrering med manuelle processer.
“Få et system, der kan hjælpe med opgaven. Det er simpelthen guld værd. Det har gjort en stor forskel for mig, at jeg ikke længere skal bruge to dage hver 14. på løn og samtidig vide, at der højst sandsynligt er fejl, jeg efterfølgende skal bruge tid på at rette. Det er meget mere afstressende på den her måde.”
