Det skal du huske, når en medarbejder fratræder
Det kan skabe rod i bogføringen og ende med en økonomisk lussing, hvis der ikke er styr på formaliteterne, når en medarbejder fratræder. En DataLøn-ekspert forklarer, hvordan du undgår at lave fejl.
Når en medarbejder frivilligt eller ufrivilligt fratræder sin stilling, er der en række formalia, der skal være på plads i bogholderiet. Den slags har Lene Bech styr på. Hun er Manager i DataLøns Customer Care-afdeling, hvor man blandt andet hjælper med korrekt håndtering af fratrædelser.
Lene Bech forklarer, at der typisk er tre ting, der kan drille virksomheder, når en medarbejder fratræder.
Fratrædelsesdato og feriepenge
For det første kan flere ting gå galt, hvis man i sin lønløsning ikke sørger for at indtaste en fratrædelsesdato på den fratrådte medarbejder i den måned, vedkommende rent faktisk fratræder. I samme forbindelse skal man også huske at anvise feriepenge. Konsekvensen ved ikke at få anvist feriepenge kan være, at medarbejderen måske ikke har penge på sin FerieKonto til ferieafholdelse i vedkommendes næste ansættelse. Og så kan det risikere at blive en sag for en fagforening.
Hvis man anviser feriepenge for sent, giver FerieKonto desuden et rentepåkrav på 1,5 procent af beløbet per løbende måned. Så en forglemmelse kan også hurtigt blive dyr for virksomheden.
“Vi anbefaler, at når man laver den sidste lønseddel for en fratrådt medarbejder, skal man samtidig registrere fratrædelsesdatoen og anvise feriepenge. Så klarer man alt i én ombæring,” siger Lene Bech.
Udbetaling af opsparede midler
En anden typisk faldgrube relateret til fratrædelser er udbetaling af opsparinger til timelønsansatte. Det kan eksempelvis være udbetaling af søgnehelligdagsopsparing eller fritvalgsopsparinger.
“Udbetalingen er ikke noget, der sker per automatik. Virksomhederne skal selv huske det. Hvis man ikke gør det rettidigt, vil en søgnehelligdagsopsparing eksempelvis blive udbetalt eller anvist ved årsskiftet, og det betyder, at virksomheden får flere bilag at bogføre, og at medarbejderen er nødt til at vente på at få sine penge udbetalt. Hvis en fritvalgsopsparing bliver overført til næste års regnskab, skaber den en difference på bilagene, fordi fritvalgsopsparingen først forsvinder i lønløsningen, i det øjeblik udbetalingen er sket. Det er noget rod, og det skaber ekstra arbejde,” siger Lene Bech.
Opdatering af stamdata
Til sidst anbefaler hun virksomheder at huske at opdatere medarbejderens stamdata i forbindelse med en fratrædelse.
“Hvis man eksempelvis har glemt at opdatere søgnehelligdagsprocenten som følge af en overenskomstregulering og ikke når at rette dette, inden medarbejderen får udbetalt sin sidste løn, så kan det give problemer – og i værste fald kan en fagforening blive involveret. Sker det, går fagforeningen typisk efter at få flere penge udbetalt end bare reguleringen,” slutter Lene Bech.
DataLøn-kunder har via deres abonnement adgang til et supportcenter, hvor der findes vejledninger, kursusoversigt, skabeloner m.m. Derudover kan man altid ringe til DataLøns kundeservice og få hjælp.
