Husk at lave retningslinjer for hjemmearbejde

I en tid med corona er hjemmearbejde for ganske mange blevet om ikke det nye sort, så dog et vilkår man gerne vil - eller overvejer at - tilbyde sine medarbejdere i et vist omfang. For dig som arbejdsgiver betyder det 2 vigtige ting: Lav klare skriftlige retningslinjer for hjemmearbejdet. Og husk at arbejdsmiljøreglerne også skal overholdes på medarbejdernes matrikler.

Arbejdsmiljøreglerne gælder også ved hjemmearbejde

I vores juridiske rådgivning har vi oplevet, at nogle arbejdsgivere bliver overrasket over, at man som virksomhed også skal sikre et godt og sikkert arbejdsmiljø, når medarbejderne arbejder hjemmefra. Men det skal man. Derfor er det godt at kende til de arbejdsmiljøretlige regler, der (også) gælder i den situation. Selv om ansvaret er arbejdsgivers, er det værd at vide, at medarbejderne naturligvis er forpligtet til at medvirke og samarbejde i forhold til at overholde reglerne.

Hvad siger arbejdsmiljølovens regler mere præcist?

Hvis en medarbejder en sjælden gang imellem arbejder hjemme, fordi der for eksempel kommer en håndværker, skal jord og himmel naturligvis ikke sættes i bevægelse rent arbejdsmiljømæssigt. Men hvis hjemmearbejdet begynder at blive mere systematisk, skal du for det første vide, hvornår der er tale om systematik, og for det andet hvilke krav lovgivningen rent praktisk stiller til inventar m.v. Lad os tage tingene en ad gangen.

Hvornår gælder arbejdsmiljølovens regler derhjemme?

Der er to scenarier, hvor arbejdsmiljølovens regler gælder for medarbejdere, der arbejder hjemmefra, nemlig når:

• arbejdet i hjemmet foregår i hele arbejdstiden, eller
• arbejdet i hjemmet foregår
  • regelmæssigt, og
  • arbejdstiden derhjemme svarer til mindst en dag pr. uge

Hvilke praktiske ting er berørt af reglerne?

De mest almindelige regler i arbejdsmiljølovgivningen, som gælder ved hjemmearbejde, drejer sig om to kategorier, nemlig:

• inventar - for eksempel bør bordet kunne hæves, og stolen kunne indstilles
• belysning - er der for eksempel behov for særlig belysning, skal det sættes op

Derudover gælder reglerne om arbejde ved skærm, når skærmarbejdet derhjemme er regelmæssigt og svarer til mindst én arbejdsdag om ugen eller ca. 2 timer (eller mere) stort set hver arbejdsdag. Disse regler om arbejde ved en skærm supplerer kravene til inventar og belysning og specificerer, at der skal sørges for:

• god plads til forskellige arbejdsstillinger og bevægelse
• skærmbriller, hvis det er nødvendigt
• at arbejdet er tilrettelagt på en måde, så der er regelmæssige pauser, eller at skærmarbejdet er afbrudt af andre arbejdsopgaver

Arbejdstilsynet har udgivet mange forskellige vejledninger, blandt andet om hjemmearbejde og skærmarbejde. Du kan altid finde de vejledninger, der er relevante for jer, netop hos Arbejdstilsynet.

I øvrigt skal du huske, at en eventuel hjemmearbejdsplads også skal indgå i arbejdspladsvurderingen (APV'en).

Få styr på jeres politik for hjemmearbejde

Er hjemmearbejde en del af jeres arbejdsvirkelighed, anbefaler vi jer, at I udformer en politik - nogle klare skriftlige retningslinjer - for, hvad der gælder for hjemmearbejde hos jer. 

Hvad skal man så overveje, når man udarbejder sådan en politik? Der kan være mange særlige forhold, men her er et udpluk af nogle af de ting, man bør tage højde for: 

Først og fremmest bør man overveje hvilke typer af stillinger, det giver mening at give muligheden for hjemmearbejde.

Dernæst bør man tage stilling til hvilke arbejdsopgaver, der kan varetages lige så godt, eller måske endda bedre, hjemmefra frem for på arbejdspladsen. 

I samme ombæring kan det være fornuftigt at overveje, om der skal sættes begrænsninger på omfanget af hjemmearbejdet, så det ikke går for meget ud over det kollegiale og sociale fællesskab. 

Derudover er det vigtigt at tænke datasikkerhed ind. Hvordan skal retningslinjerne for eksempel være for, hvordan man håndterer udprintet materiale? Og skal der stilles regler op for, hvordan arbejdsudstyret bruges derhjemme - for eksempel om medarbejderens familie har, eller må have, adgang til arbejdscomputeren?

Hvorfor overhovedet have en politik?

Til trods for at en politik for hjemmearbejde ikke er noget lovkrav, er det absolut vores varmeste anbefaling at have en. For med en politik - eller med et tillæg til en kontrakt, hvis hjemmearbejdet ikke skal gælde over en bred kam i virksomheden - opstår der ikke tvivl om vilkårene, og alle parter kender og har åbent accepteret rammerne for det. Det kan spare jer for både mulig gråd og tænders gnidsel. 

Kom videre med en politik for hjemmearbejde

En politik for hjemmearbejde i virksomheden kan for eksempel - og med fordel - bo i en personalehåndbog. Personalehåndbogen er generelt et stærkt redskab inden for HR, og derfor tilbyder vi også netop en heldags workshop om personalehåndbogen. På workshoppen får du overblik over, hvad der bør stå i en personalehåndbog, og hvordan du kan bruge den. Tilmeld dig workshoppen, og kom konkret i gang med jeres personalehåndbog. 

Ellers er du som altid velkommen til at kontakte vores juridiske hotline, hvis du har brug for sparring eller generel rådgivning. Vi er klar til at hjælpe dig alle hverdage fra kl. 9 til kl. 15. Du ringer bare 72 27 90 16.

Derudover kan vi naturligvis også hjælpe dig med at gennemlæse en politik, eller at skrive vilkårene for eventuelt hjemmearbejdet ind i udvalgte medarbejderes kontrakter, for eksempel som et tillæg.