Selvom kalenderen kun viser marts, er det allerede tid til at tænke på sommeren. Hvis virksomheden enten planlægger at holde kollektivt ferielukket eller blot ønsker at placere den enkelte medarbejders sommerferie, er der en række regler at overholde. Her får du overblik over de vigtigste, når det handler om varsling af hovedferie (sommerferie).

Alle har ret til 3 ugers sammenhængende sommerferie

Ferieloven giver alle ret til at holde 3 ugers sammenhængende sommerferie i hovedferieperioden, der løber fra den 1. maj til den 30. september. Hvordan ferien placeres, skal som udgangspunkt være noget arbejdsgiver og medarbejder blive enige om, og medarbejderne må gerne komme med ønsker til, hvornår de vil holde ferie. Som arbejdsgiver skal du så vidt muligt prøve at imødekomme medarbejderens ønsker. Kun hvis du har en saglig begrundelse i form af driftsmæssige hensyn, kan du afvise den enkelte medarbejders ferieønske og placere ferien på et andet tidspunkt.

Hovedferie (sommerferie) skal varsles med 3 måneder

Skal du placere medarbejderens ferie på et bestemt tidspunkt, skal du informere medarbejderen så tidligt som muligt - og senest med de varsler, ferieloven dikterer. For hovedferiens vedkommende er varslet 3 måneder (restferie skal varsles med mindst 1 måned).

Særligt om varsel af ferie til afholdelse i september

Du kan ikke uden videre varsle, at en medarbejder skal holde 3 ugers sommerferie i september til trods for, at september er med i hovedferieperioden. Så vil du nemlig komme i karambolage med et andet aspekt af ferieloven: ferieåret løber fra 1. september til 31. august, og ferieloven bestemmer, at alle har ret til at holde 4 ugers betalt ferie i ethvert ferieår. Så hvis du varsler 3 ugers ferie, der skal holdes i september, har medarbejderen reelt kun haft mulighed for 2 ugers ferie i det ferieår, der slutter 31. august. Og den går ikke.

Hvis medarbejderen gerne vil holde sin hovedferie i september, kan I naturligvis godt aftale det, og så er der ingen ko på isen.

Sommerferie og ferie på forskud

Nogle medarbejdere har måske ikke gemt nok feriedage til sommerferien, eller de er nystartet i virksomheden. Her giver ferieloven mulighed for, at I kan aftale, at medarbejderen holder betalt ferie på forskud. Her skal du som arbejdsgiver være opmærksom på kun at aftale et antal feriedage på forskud, som medarbejderen reelt kan nå at optjene i det indeværende ferieår. Ellers hænger du på den (økonomisk).

Giver du for eksempel 4 dage på forskud i juli måned, kan medarbejderen nå at optjene 2 dage i juli og 2 dage i august, inden ferieåret udløber 31. august. Og alt er godt. Giver du i stedet for 5 dage på forskud i juli måned, kan medarbejderen stadig kun nå at optjene 4 dage i ferieåret, og den sidste feriedag vil blive på din regning.

Sådan ligger landet, hvis I holder kollektivt ferielukket over sommeren

Holder jeres virksomhed kollektivt ferielukket i løbet af hovedferieperioden (sommerferielukket), skal ferien naturligvis også i denne situation varsles med 3 måneder.

Det er også i denne situation vigtigt, at I varsler ferien konkret. Det vil sige, at I skal angive de helt specifikke datoer eller perioder, I holder lukket. I kan altså ikke bare varsle, at I holder lukket 3 uger i juli måned. Det er ikke konkret nok.

Vi anbefaler, at I altid varsler skriftligt, selv om loven ikke kræver det. Men så er jeres dokumentation i orden. I kan varsle den enkelte, men I kan også gøre det kollektivt - for eksempel ved opslag i kantinen, i jeres personalehåndbog eller på virksomhedens intranet.

Husk at reservere medarbejdernes feriedage!

Når det gælder kollektiv ferielukning, skal I huske at reservere medarbejdernes optjente feriedage til ferielukningen. For har I ikke fået dem reserveret, har medarbejderen måske fået brugt så mange dage inden, at der ikke er nok til den kollektive ferielukning. Og så er det jer, der står med den økonomiske abe, for ved kollektiv ferielukning skal I betale medarbejderens ferie (med mindre medarbejderen ikke har haft mulighed for at optjene ret til betalt ferie, for eksempel som nyansat).

Når I reserverer medarbejdernes feriedage til en periode med kollektiv ferielukning, kan det også betyde, at I må afslå en medarbejders ønsker til ferie i øvrigt - for at sikre at der er optjent nok ferie til samtlige dage under ferielukningen.

Gode råd om sommerferie:

• Forsøg altid at blive enig med medarbejderne om, hvornår sommerferien skal ligge. Og prøv så vidt muligt at imødekomme deres ønsker. Det gælder især, hvis de har børn og gerne vil holde ferie i skolesommerferien
• Vær i så god tid som overhovedet muligt, og sørg for at varsle ferien korrekt og konkret
• Find allerede nu ud af, om I vil tilbyde ferie på forskud, hvis medarbejderen er nystartet eller i øvrigt ikke har nok ferie
• Hold løbende styr på medarbejderens ferieregnskab, så I sikrer, at der er feriedage nok til en eventuel kollektiv ferielukning

Brug for mere?

Hvis du har spørgsmål til reglerne om varsling af ferie, vilkår i ansættelseskontrakter om ferievarsler eller reglerne om kollektiv ferielukning, kan du altid kontakte juridisk hotline på telefon 72 27 90 16 eller skrive ind til hrjura@visma.com, hvor vores jurister sidder klar til at hjælpe dig. Vær opmærksom på at du med et ekspert abonnement eller abonnement på juridisk hotline altid kan ringe og få hjælp til de generelle ansættelsesretlige regler uden yderligere omkostninger. Giver dit abonnement ikke adgang til juridisk rådgivning uden yderligere fakturering, vil du kunne købe rådgivning til konkurrencedygtige priser.

Du kan med fordel også investere en halv dag i at tage med på kurset "Ferie - få styr på reglerne".