Mere automatik, tak

Lønsystemer bliver bedre og bedre til at hjælpe de lønansvarlige. Blandt andet ved hjælp af automatiseringer, som reducerer antallet af fejl i lønkørslerne og frigiver tid til en ny og mere værdiskabende form for arbejdsopgaver.

 

Som lønansvarlig i en virksomhed er der særligt tre forhold, der bliver sat en stor ære i: Der må ikke laves fejl. Lønnen skal være korrekt. Og lønnen skal udbetales til tiden.  

Disse tre faktorer styrer udførelsen af de daglige arbejdsopgaver. Nogle lønansvarlige føler, at de bedst kan leve op til alle tre bud ved at udføre opgaverne manuelt. Men andre lønansvarlige finder stor værdi i et lønsystem, der kan automatisere flere og flere af opgaverne.

Automatisering kan vække bekymring

Maria Mencke er produktansvarlig i Bluegarden og arbejder til daglig med Bluegarden DataLøn. Hun fortæller, at der er lønansvarlige, der bliver en smule bekymrede, når de hører ordet ‘automatisering’.

På det helt lavpraktiske plan bunder en del af bekymringen i, at en eventuel fejl kan slå igennem i hele lønkørslen, så ét problem pludselig bliver til mange. På et lidt mere overordnet plan bunder en del af bekymringen i det tomrum, der opstår, hvis mange af de manuelle opgaver bliver automatiseret. For hvad skal man så lave som lønansvarlig?

“Der er ikke noget unormalt i disse tanker. Det er helt naturligt. Men mere automatisering er faktisk godt nyt for alle lønansvarlige,” fastslår Maria Mencke.

Mere værdi for organisationen

For det første er automatisering med til at minimere antallet af fejl i en lønkørsel. Punktum. Selvom mennesker har sine faste rutiner og kan være 100-metermestre i manuelle indtastninger, så er de stadig mennesker. Og mennesker kan blive trætte og være ukoncentrerede. Det kan computere ikke. De regner rigtigt – hver gang. Og skulle der alligevel snige sig en menneskelig fejl ind i en lønkørsel, kan fejlen altid rettes op igen bagefter.

For det andet er automatisering af lønopgaverne en invitation til den lønansvarlige. En invitation til at komme mere på banen med den viden, de har om kerneprocesserne i en virksomhed.  

“Som lønansvarlig arbejder man jo helt inde i maskinrummet på virksomheden, og det betyder, at man har en masse indsigt, som ledelsen kan bruge,” siger Maria Mencke.

Kvalitetssikring og sammenhæng

Tendensen er, at den lønansvarlige går fra at være en funktion med mange manuelle arbejdsopgaver til at være en funktion, der primært skal kvalitetssikre og skabe sammenhæng i det flow af information, der automatisk bliver lagt ind i lønsystemet.

“Lønansvarlige har et naturligt instinkt for at gøre tingene korrekt. Det instinkt skal der ikke rokkes ved. Men det skal bruges på en anden måde, i takt med at der kommer flere og flere automatiseringer, og i takt med at der kommer flere og flere integrationer mellem lønsystemer og eksempelvis økonomi- og tidsregistreringssystemer,” slutter Maria Mencke.


Ved du, hvad dit lønsystem skal kunne? Få en tjekliste her

5 vigtigste automatiseringer i DataLøn

  1. Integration til tidsregistreringssystem og økonomisystem. I stedet for at taste data flere gange, kan du lade dine systemer tale sammen og dermed spare tid samt mindske risikoen for fejl.

  2. Indberetninger. DataLøn sørger for automatisk at overføre penge til banker, pension, barselsfonde, ATP osv. Samtidig bliver der automatisk indberettet oplysninger til SKAT, eIndkomst, Danmarks Statistik og Dansk Arbejdsgiverforening.

  3. Quickindberetning. Med quickindberetningen får du i ét samlet skærmbillede overblikket over medarbejdergrupper, lønningsperiode, dispositionsdato, medarbejdere og selve lønindberetningen. Via genvejstaster kan du nemt rette medarbejderes stamdata eller anvise feriepenge ved eventuel fratrædelse uden at forlade indberetningen. Og du kan oprette eller ændre løndele i samme skærmbillede, som du indberetter løn i.

  4. Autoløn. Har du medarbejdere, der hver måned får udbetalt den samme løn, kan du sætte DataLøn op til automatisk at lave lønnen.

  5. Bogføringsgrupper. Med bogføringsgrupper kan du opdele dine medarbejdere i grupper. På den måde får du et overblik over omkostningerne per gruppe. Med bogføringsgrupper får du bogføringsbilag per gruppe samt et total bilag, hvor du kan se den samlede udgift for alle grupper.
Se flere funktioner i DataLøn