Lebara Danmark fik implementeret DataLøn Tid og har dermed digitaliseret håndteringen af blandt andet tid, ferie og fravær. Procesoptimeringen har kastet forretningsfordele af sig på både medarbejder-, ledelses- og koncernniveau.

Televirksomheden Lebara Danmark, som er ejet af britiske Lebara Group, er mangeårige brugere af DataLøn-systemet. Da det danske datterselskab på et tidspunkt blev bedt om at aflevere flere administrative data til statistikformål på koncernniveau, var det derfor nærliggende at se på, hvad DataLøn kunne levere af systemunderstøttelse til det formål.

“Vi fandt ud af, at DataLøn havde DataLøn Tid-systemet, som består af en webløsning til godkenderne og en mobilløsning til brugerne. Udover at registrere medarbejdernes tid kan DataLøn Tid også bruges til registrering af ferie, fravær, kørsel og udlæg,” siger Nick Elhøj, som er Head of Finance, FP&A & Logistics i Lebara Danmark.

Book en demo og se DataLøn Tid indefra

Analoge processer er besværlige

Nick forklarer, at Lebara Danmark tidligere har håndteret al den form for administration i Excel-ark. Selvom Excel er godt til meget, så er den manuelle proces, hvor flere medarbejdere håndterer den samme information flere gange offline, tung og nogle gange fejlbehæftet. Det skete også, at et godkendelsesflow helt kunne gå i stå, hvis de medarbejdere, der var involveret i processen, eksempelvis var på ferie, fordi de relevante data ikke kunne tilgås digitalt.

“Det har længe været et område, vi har haft fokus på. Da vi i forvejen er på en digitaliseringsrejse, hvor vi løbende kigger på, hvordan vi kan optimere vores forretningsprocesser, lå implementeringen af DataLøn Tid lige til højrebenet,” siger Nick Elhøj.

 

Nem og hurtig onboarding

Han fremhæver den simple onboarding-proces som én af de største styrker ved at implementere DataLøn Tid i organisationen.

“Det tog os et sted mellem 5-10 minutter at give en kort intro til medarbejderne, og så var de selvkørende derfra. Det er et stort plus ved løsningen, at der ikke er brug for tidskrævende træningssessioner, før medarbejderne er oppe at køre. De behøver heller ikke at vide noget om løn for at bruge systemet. De fisker bare telefonen op af lommen, taster i 15 sekunder, og så er de færdige. Sammenlignet med den tid, de tidligere brugte på at finde og udfylde det rigtige Excel-ark, går det her meget hurtigere.”

Ny indsigt i kerneopgaverne

Som med alle andre forandringstiltag har det største fokuspunkt i forbindelse med ændringerne i lønbogholderi hos Lebara Danmark været at minde medarbejderne om, at de nu også skal huske at registrere deres data i DataLøn Tid. Og de skal gøre det hver dag, så registreringerne bliver så præcise som muligt.

“Når vi kan se, hvem der har været på arbejde, hvor længe de har været der, og hvilken hovedopgave de har brugt deres tid på, får vi pludselig indsigt i opgavernes omfang. Den viden kan vi bruge til at vurdere, om vi eksempelvis bruger for meget tid på at udarbejde rapporter, der aldrig bliver læst; om vi bruger for meget tid på at løse ad hoc-opgaver, eller hvad det nu kan være, der er interessant at kigge nærmere på. Derudover bliver det også nemmere for den person, der skal godkende registreringerne, at se, hvad det er, de egentlig godkender. Hvis tidsregistreringen bliver afleveret som én stor klump lige op til en lønkørsel, er det umuligt at vide, hvad man godkender,” siger Nick Elhøj.

God integration til DataLøn

Lebara Danmark fortæller, at dataudvekslingen mellem DataLøn og DataLøn Tid hænger godt sammen. Sådan skal det selvfølgelig også være. Men de dybe integrationer letter mange hverdagsopgaver.

“Fra et brugerperspektiv kan man godt mærke, at de to systemer er skabt til at snakke sammen. Det er nemt at overføre data, og vi kan – ligesom det er tilfældet med DataLøn – også styre lønperioderne og lukke dem op til en bestemt skæringsdato. Det er faktisk en rigtig fin feature i DataLøn Tid. For hvis der er medarbejdere, der ikke har nået at registrere tid, inden perioden bliver låst, skal vi nok høre fra dem. På den måde kan vi nudge dem til at huske at få registreret hver dag,” slutter Nick Elhøj.

Se alle integrationerne her

Lebaras fordele med DataLøn Tid

• Gør det nemt at indberette og godkende tid, kørsel, udlæg, ferie og fravær fra app og web
• Samler planlægningen af arbejdstid og ferie ét sted
• Tager højde for overenskomstkrav
• Sender registreringer til godkendelse på rette niveau(er)
• Har direkte forbindelse til løn- og økonomisystem
• Giver medarbejderne overblik over saldi såsom afspadsering

Læs mere om DataLøn Tid