Erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger - DataLøns Privatlivspolitik
Her kan du læse om, hvordan Visma DataLøn indsamler og bruger dine personlige oplysninger. Privatlivspolitikken henvender sig til enhver, som på nogen måde deler personoplysninger med os - uanset om du er kunde eller ej. Vi opfordrer dig til at gennemgå privatlivspolitikken regelmæssigt.
Som del af vores ydelser, behandler vi personoplysninger i de systemer, vi udbyder. Den behandling er ikke omfattet af denne politik. I stedet henvises til databehandleraftalen, som kan findes ved at klikke her.
Vi lægger stor vægt på sikkerhed, især når det handler om beskyttelse af dine personoplysninger. Derfor har vi etableret en række interne procedurer og politikker, der, udover at opfylde kravene om passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, sikrer kvaliteten og integriteten af dine personoplysninger bedst muligt.
Vi vil forsøge at forklare på en tydelig måde, hvordan vi værner om dine personoplysninger, inden du deler dem med os.
Hvis du har spørgsmål vedrørende vores privatlivspolitik, er du velkommen til at kontakte os på: [email protected].
Hvad ved Visma DataLøn og ProLøn A/S om dig, og hvad sker der med den information?
Du bestemmer som udgangspunkt selv, hvad du deler med os. Du skal aktivt have oprettet dig som kunde, godkendt cookies, udfyldt kontaktformularer, tilmeldt nyhedsbreve eller lignende før vi overhovedet kender til din eksistens. Visma DataLøn og ProLøn A/S har dog også forretningsmæssige partnerskaber, som markedsfører vores tjenester og indhold på vores vegne. Det er muligt, at du har delt dine kontaktoplysninger med dem, og på denne baggrund har givet samtykke til at komme på vores radar.
Nedenfor kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi indsamler og hvad vi bruger oplysningerne til.
1. Du er kunde
1.1 Du bruger på vores produkter eller bliver faktureret for ydelser
Vi indhenter kontaktoplysninger (navn, telefonnummer, e-mail), virksomhedsoplysninger (navn, adresse og cvr-nummer) og betalingsoplysninger direkte fra dig for at levere og fakturere den aftalte ydelse eller service.
Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af kontrakten mellem os, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra b.
1.2 Brugeradfærd i vores systemer
Når du bruger vores systemer, herunder vores løn- og HR-systemer, logges din færden for at identificere eventuelle utilsigtede hændelser samt for at kunne dokumentere, hvad der er sket i systemet. Oplysninger om, hvad du klikker på, og hvordan du bruger vores løsninger, bruges også til at optimere og forbedre vores løsninger.
Behandlingsgrundlag: Vores legitime interesse i at udvikle og forbedre systemerne, og at kunne opdage eventuelle fejl, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra f.
1.3 Du kontakter Customer Success eller Juridisk Rådgivning
Vi optager samtaler for at dokumentere, hvad der er sagt og aftalt under samtalen i tilfælde af tvister. Samtalerne gemmes i 90 dage. Du kan også kontakte os via chat eller e-mail. Denne korrespondance behandles for at besvare dine henvendelser bedst muligt.
Vi skriver altid en kort log når du kontakter os. Disse logs anvendes som dokumentation for, hvad der er rådgivet om, og hvad der eventuelt er aftalt.
Behandlingsgrundlag: Vores legitime interesse i at dokumentere vores rådgivning, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra f.
1.4 Din mening
Når du har talt med os, kan du via SMS blive bedt om at bedømme samtalen.
Behandlingsgrundlag: Vores legitime interesse i at tilbyde bedst mulig kundeservice, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra f.
Bedømmelsen er frivillig. Den anvendes til at måle kundetilfredsheden, og dermed give os mulighed for at forbedre vores kundeservice. Vi vil i nogle tilfælde kontakte dig for at få uddybet din bedømmelse. Du har altid mulighed for at sige nej til en samtale med os.
Behandlingsgrundlag: Dit samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra a.
2. Du deltager på kurser, webinarer og årsmøder
2.1 Din tilmelding
Vi indhenter kontaktoplysninger (navn, telefonnummer, e-mail) og virksomhedsoplysninger (navn, adresse, cvr-nummer samt e-mail til fakturering) for at administrere din tilmelding, fremsende relevant information om arrangementet samt at fakturere for din deltagelse.
Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af kontrakten mellem os, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra b.
2.3 Din evaluering
Når et arrangement er overstået, sender vi en evaluering til alle deltagere.
Behandlingsgrundlag: Vores legitime interesse i at forbedre vores kurser, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra f.
Besvarelse anvendes til forbedring af oplæggets indhold. Respondenter kan takke ja til at blive kontaktet, hvis vi må offentliggøre udtalelser.
Behandlingsgrundlag: Dit samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra a.
3. Du besøger vores hjemmeside
3.1 Du accepterer cookies
Ved at acceptere cookies, giver du os adgang til oplysninger om dig såsom IP-adresse, brugernavn, enhed og dine interesser (baseret på dine klik på hjemmesiden).Vi bruger cookies og andre sporingsværktøjer på vores hjemmeside for at forbedre din brugeroplevelse og analysere webstedsaktivitet. Du kan til enhver tid administrere dine cookiepræferencer i dine browserindstillinger. Du kan altid opt-out af profilering.
Behandlingsgrundlag: Dit samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra a.
3.2 Du anvender vores prisberegner
Hvis du giver samtykke, indhenter vi kontaktoplysninger (navn, e-mail, telefonnummer) og virksomhedsoplysninger (medarbejderantal), når du anvender beregnere på vores hjemmeside. Dette gør vi først og fremmest for at levere den korrekte pris samt for at kontakte dig med nyheder og tilbud.
Behandlingsgrundlag: Dit samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra a.
3.3 Du henter guides
Du har mulighed for at downloade guides om diverse juridiske og løntekniske emner på vores hjemmeside. Vi indhenter kontaktoplysninger (navn, e-mail, telefonnummer) for at kunne fremsende den ønskede guide. Når du udfylder kontaktformularen, kan du give samtykke til, at vi må kontakte dig med nyheder og tilbud. Opt-in er frivillig og du kan altid trække samtykke tilbage.
Behandlingsgrundlag: Dit samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra a.
3.4 Du booker demo
Vi indhenter kontaktoplysninger (navn, telefonnummer, e-mail) samt virksomhedsoplysninger (antal medarbejdere), når du booker en demo på vores hjemmeside. Dette gør vi for at kontakte dig i forhold til demoen og for at kunne oplyse den korrekte pris.
Behandlingsgrundlag: Opfyldelse af aftale mellem os, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra b.
Ved udfyldelse af kontaktformularen, kan du give samtykke til, at vi må kontakte dig med nyheder og tilbud. Opt-in er frivilligt og påvirker ikke din mulighed for at bestille en demo. Du kan altid trække samtykke tilbage.
Behandlingsgrundlag: Dit samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra a.
4. Du kommunikerer med os
4.1 Du udfylder kontaktformular
Når du udfylder en kontaktformular, behandler vi dine kontaktoplysninger (navn, e-mail, telefonnummer) og virksomhedsoplysninger (virksomhedens navn, CVR-nummer) for at kontakte dig i forhold til din forespørgsel. Ved udfyldelse af kontaktformularen, kan du give samtykke til, at vi må kontakte dig med nyheder og tilbud. Opt-in er frivillig og du kan altid trække samtykke tilbage.
Behandlingsgrundlag: Dit samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra a.
4.2 Du tilmelder dig nyhedsbreve
Når du tilmelder dig et nyhedsbrev, behandler vi kontaktoplysninger (navn, telefonnummer, e-mail), virksomhedsoplysninger (navn, adresse og cvr-nummer) samt tilkendegivne interesseområder. Formålet er at oprette interesseprofiler for at sende dig de mest relevante nyheder og informationer om produkter og tjenester.
Behandlingsgrundlag: Dit samtykke, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra a.
4.3 Du interagerer med vores sociale medier
Når du interagerer med os på sociale medier på f.eks. Facebook, Instagram og LinkedIn har vi adgang til IP-adresser, brugernavn og lignende personoplysninger, du har gjort tilgængelig via indstillingerne. Derudover behandler vi dine reaktioner, kommentarer og deling af vores opslag.
Formålet med behandling er at muliggøre interaktion mellem dig og Visma DataLøn og ProLøn, at promovere virksomhedens events, services samt ydelser. Derudover bruger vi informationerne til at forstå vores kundebase, herunder effekten af markedsføring og købstrends.
Behandlingsgrundlag: Vores legitime interesse i at interagere med dig og forbedre vores annoncer, jf. GDPR art. 6, stk. 1 litra f.
Videregivelse af oplysninger
Vi benytter i visse tilfælde databehandlere, eksempelvis udbydere af telefonsystemer og CRM-systemer, til at håndtere personoplysninger på vores vegne. Vi sikrer altid, at oplysningerne beskyttes forsvarligt ved at indgå databehandleraftaler med dem.
Politiet og andre myndigheder kan anmode om adgang til personlige oplysninger. I disse tilfælde vil vi kun levere dataene, hvis der er en retskendelse eller lignende til at gøre det.
Dine rettigheder og hvordan kan du udøve dem?
Hvis dine personoplysninger behandles af Visma DataLøn og ProLøn A/S i henhold til denne privatlivspolitik, har du følgende rettigheder:
Ret til adgang til de personoplysninger, vi har om dig
Vi er altid villige til at give dig et klart og fuldstændigt overblik over de persondata, vi har indsamlet om dig.
Ret til berigtigelse, udfyldelse eller opdatering af dine personoplysninger
Er du bruger af vores værktøj(er) vil vi gøre dig opmærksom på, at du har ansvaret for at foretage de nødvendige ændringer af personoplysningerne på din brugerkonto. Hvis du har brug for hjælp, er du selvfølgelig altid velkommen til at kontakte os.
Ret til sletning af dine personoplysninger
Hvis du sletter visse nødvendige personoplysninger eller får dem slettet, er det muligt, at visse tjenester ikke længere vil være tilgængelige eller kan leveres. Det er muligt, at en juridisk forpligtelse eller udførelse af vores aftale med dig ikke tillader os at fjerne visse personlige oplysninger.
Ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger
Det kan ske, at vi midlertidigt ikke må bruge dine persondata, men også at vi ikke kan slette dem (endnu). Det kan for eksempel ske, hvis du gør indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse som virksomhed. Så længe vi ikke kan påvise, at vores interesser som virksomhed opvejer dine individuelle interesser, må vi ikke bruge dine personoplysninger.
Ret til at trække dit samtykke tilbage
Hvis vi behandler dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, kan du trække dit samtykke tilbage på et senere tidspunkt. Hvis du har givet samtykke til at modtage nyhedsbreve eller lignende, kan du altid trække samtykket tilbage ved at klikke på linket i mailen eller afmelde dig på vores hjemmeside.
Ret til portabilitet af dine personoplysninger
Du har ret til at få udleveret dine personoplysninger, som du selv har givet til os, i en struktureret, almindelig og maskinlæsbar form. Derudover har du ret til at bede os om at overføre dine personoplysninger til en anden tjenesteudbyder, medmindre dette er teknisk umuligt.
Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger
Du kan altid gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til vores 'direkte markedsføring'-formål (f.eks. ved at ændre dine præferencer), når denne behandling er baseret på vores legitime interesse som virksomhed.
Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os på [email protected]. Vi svarer hurtigst muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din anmodning.
Hvis vi har grund til at tvivle på din identitet,er vi forpligtet til at bekræfte din identitet først. Vi ønsker naturligvis ikke at videregive nogen personlige oplysninger uden at være sikre på, at den person, der foretager anmodningen, faktisk er dig.