Malerfirmaet NPC: Vores it-systemer skal være en snakkeklub

It-systemerne i Malerfirmaet NPC knevrer løs på kryds af tværs af økonomistyring, lønudbetaling og timeregistreringer. Systemintegrationen gør medarbejderne mere produktive og fjerner de dyre og irriterende fejl i administrationen. Her forklarer direktøren, hvor nemt det er at få samtalen til at glide – helt automatisk.

Når direktøren i Malerfirmaet NPC, Rene Lohpehre, skal vælge nyt it-system, kigger han først og fremmest på, hvor godt det snakker sammen med hans øvrige it-systemer. Flyder samtalen frit, kan det komme indenfor i varmen. Men er samtalen for besværlig, er der ingen adgang.

“Systemintegration er ekstremt vigtigt for os. Jeg har nogle dygtige medarbejdere ansat, som arbejder det, de kan. På det område kan jeg ikke gøre mere. Så for at kunne byde billigere på en opgave og vinde flere opgaver er jeg nødt til at spare på administrationen. Det kan kun lade sig gøre, hvis vi bliver mere digitale, og mine it-systemer kan snakke sammen.”

Vil du også gerne igang?

Se, hvad DataLøn integrerer med

Færre indtastninger, færre fejl

Malerfirmaet NPC anvender økonomisystemet e-conomic, det mobile timeregistreringssystem Intempus og det populære lønsystem til små virksomheder DataLøn. Den kombination gør den samlede administration nem, hurtig og ikke mindst fejlfri.

Efter en endt arbejdsdag taster en medarbejder sine timer ind i Intempus. Derfra vandrer timeregistreringerne automatisk over i et administrationsmodul, hvor de skal godkendes af medarbejderens leder. Så ryger timerne til DataLøn, hvor de udgør en del af løngrundlaget, og de ryger til e-conomic, hvor de indsættes som en omkostning på det projekt, der arbejdes på.

“Det er meget simpelt. Jo færre, der skal taste noget ind, des færre fejl sker der. Og hvis der endelig sker fejl i en medarbejders løn, ved vi altid, hvor vi skal lede, for der er kun én person, der har tastet noget ind, og det er dem selv. Resten foregår automatisk,” siger Rene Lohpehre.

Vi er på fluebensniveau

Malerfirmaet NPC har været digitale frontløbere i branchen. De begyndte tidligt at lede efter digitale automatiseringer, der kunne afløse manuelle indtastninger. For 10 år siden skulle de selv have en vis teknisk forståelse for at få systemintegrationerne til at virke. Men sådan er det ikke i dag.

“I dag er vi næsten på fluebensniveau,” siger Rene Lohpehre. “Man sætter et kryds i en boks, så opdaterer systemet, og derfra kører det af sig selv. Da vi koblede DataLøn på Intempus og e-conomic, smed jeg lidt supporttimer efter det i opstartsfasen. Jeg vil tro, at jeg hentede de penge hjem igen i løbet af første kvartal, fordi det hele blev mere effektivt.”

Det kan kun gå for langsomt med at komme i gang

Dengang Rene Lohpehre traf beslutningen om at arbejde mere digitalt, var det ud fra et ønske om at få bedre styr på processerne i virksomheden. Noget, der typisk driller mange håndværkere.

“Der findes rigtig mange dygtige håndværkere derude, men der er også mange, der bliver fanget i administrativt bøvl. Det er ærgerligt. Min opfordring er, at hvis man stadig driver sin virksomhed med mange manuelle arbejdsgange, kan det kun gå for langsomt med at sadle om, blive mere digitale og få integreret systemerne. Og kan de eksisterende systemer ikke integreres, skal de skiftes ud,” siger Rene Lohpehre og slutter:

“Vi kunne ikke leve uden systemintegration. Eller jo, det kunne vi godt, men så skulle vi ansætte en administrativ medarbejder, og den udgift vil jeg hellere spare væk.”