Precis Digital Danmark har udskiftet manuelle arbejdsgange med digitale ved at opsamle alle bilag i SmartLøn-appen til DataLøn. Det har gjort den samlede lønadministration mere professionel og samtidig givet mere fokuserede og effektive medarbejdere.
Det digitale markedsføringsbureau Precis Digital blev grundlagt i Sverige i 2012 og åbnede kort tid efter kontorer i både Danmark og Norge. Danske Christopher Brixen har været med fra begyndelsen og er i dag partner og administrerende direktør i Precis Digital Danmark. Når man har travlt med at finde fodfæste og tjene penge, halter det nogle gange med at lave procesbeskrivelser for det administrative arbejde. Det gjaldt også for håndteringen af løn i Precis Digital Danmark. Derfor har Christopher Brixen altid selv været meget involveret i at lave løn, lige siden det danske kontor åbnede i begyndelsen af 2013. På både godt og ondt.
“Jeg er nok lidt af en kontrolfreak, men jeg kan godt lide at holde øje med, hvad vi bruger vores penge på," indleder Christopher Brixen
“Jeg er ikke specielt god til administrativt arbejde, men alligevel skal meget forbi mig, selvom vi har en lønbogholder.”
“Ulempen er, at det stjæler meget af min tid. Jeg er ikke specielt god til administrativt arbejde, men alligevel skal meget forbi mig, selvom vi har en lønbogholder. Vi har indtil for nylig håndteret udlæg, kørselsgodtgørelse, ferie og fravær i Google Sheets. Det har fungeret, men det har ikke været optimalt.”
Vil gerne arbejde smartere
I sensommeren 2015 var Precis Digital Danmark med i en testgruppe for et nyt produkt - appen SmartLøn til DataLøn, som gør det muligt for medarbejderne selv at indberette tid, kørsel og udlæg via mobilen. Den lønansvarlige skal bare godkende registreringerne, hente dem ind i DataLøn og lave lønnen som normalt.
“Der var primært to årsager til, at vi gerne ville optimere vores lønadministration,” siger Christopher Brixen. “For det første er det jo sket, at vi har lavet fejl, så medarbejderne enten ikke har fået udbetalt løn til tiden, eller at vi eksempelvis har glemt at overføre penge for et udlæg. Det kan godt være, at vi er en startup-virksomhed. Men jeg synes, det er pinligt, at vi ikke har styr på lønnen.”
“For det andet er vi en virksomhed, der lever af at lave digital markedsføring. Vi bruger en masse krudt på at fortælle vores kunder, at man kan arbejde smartere ved hjælp af teknologi. Derfor syntes vi, det passede godt sammen, hvis vi også kunne tilbyde vores ansatte, at de selv kunne arbejde smartere ved hjælp af deres mobil,” siger Christopher Brixen.
En lille brik i stort puslespil
I det hele taget føler Christopher Brixen, at Precis Digital Danmark med implementeringen af SmartLøn har været med til at professionalisere hele lønadministrationen.
“Appen er et eksempel på, at vi har reduceret menneskestøjen, så vores medarbejdere kan fokusere på deres arbejde.”
"Tidligere afleverede vi en kvittering til lønbogholderen, hvor vi med kuglepen havde skrevet bag på kvitteringen, hvad udlægget var til. I dag registrerer medarbejderne selv alt i appen, når de opretter udlægget. Det er meget nemmere, det gør det sværere at lave fejl, og det giver lønbogholderen færre bilag at håndtere,” siger Christopher Brixen.
Det er endnu for tidligt at sige, hvor meget tid Precis Digital Danmark sparer på lønadministrationen i forhold til tidligere. Men for Christopher Brixen hænger værdien i SmartLøn også først og fremmest sammen med, at det er enkelt at bruge appen.
“Vores ansatte har altid deres mobil på sig. Så det er nemt for dem at registrere bilag. Det kan godt være, at SmartLøn bare er en lille brik i et stort puslespil. Men appen er et eksempel på, at vi har reduceret menneskestøjen, så vores medarbejdere kan fokusere på deres arbejde. Vi prøver konstant på at gøre det federe at være ansat hos os,” slutter Christopher Brixen.