Medarbejdernes rettigheder starter med retten til indsigt

GDPR handler om beskyttelse af den enkelte(s data). Derfor er åbenhed et centralt begreb i GDPR-reglerne. Hvilket først og fremmest leder til den enkeltes ret til indsigt; derefter til at få berigtiget forkerte oplysninger; og endelig til at få slettet irrelevante (eller decideret ulovlige) oplysninger.

Indsigtsret vs. oplysningspligt

Som arbejdsgiver har du en oplysningspligt, når det gælder persondata. Samtidig har medarbejderen en indsigtsret til selv samme persondata (altså sine egne).

Forskellen på begreberne er niveauet det foregår på - og hvem der har initiativet:

• Du har pligt til aktivt at oplyse dine medarbejdere om, at du behandler persondata og hvilke typer/kategorier af data det er.

• Medarbejderen har ret til at bede dig om indsigt i de specifikke data, du behandler om vedkommende.

Hvilke data skal du give indsigt i?

Bliver du mødt af en medarbejders krav om indsigt, er de specifikke data typisk at finde i:

• Ansættelseskontrakt
• Referater af medarbejdersamtaler
• Timeregistreringer og fraværsstatistik
• Salgsopgørelser og andre lignende målinger
• Logget kommunikation (fx mails)
• Overvågningssystemer

Kan andre end medarbejderen kræve indsigt?

Ja, i visse tilfælde kan for eksempel a-kasse eller fagforening bede om indsigt. Men ellers er det medarbejderen, der sidder på den ret. Og du skal som generel regel efterkomme kravet.

Hvis du vil have flere detaljer på, eller kende til de typiske undtagelser, kan du med fordel tage med på webinar om GDPR og medarbejdernes rettigheder.

Når du udleverer data ...

… skal du være opmærksom på også at få fortalt medarbejderen:

• hvorfor du opbevarer oplysningerne (behandlingsgrundlag)
• hvilke typer af oplysninger det er
• hvem du eventuelt deler eller har delt oplysningerne med
• hvor længe du opbevarer de enkelte data
• hvor du har oplysningerne fra (hvis ikke medarbejderen selv)
• hvilke rettigheder medarbejderen har, herunder sletning af data og klagemuligheder

Konsekvenser: Ret til berigtigelse - og sletning

En logisk følge af retten til indsigt er, at medarbejderen har ret til at få korrigeret personoplysninger, der er forkerte.

Medarbejderen kan også have ret til helt og holdent at få slettet oplysningerne. Det gælder for eksempel i tilfælde hvor:

• du ikke har dit behandlingsgrundlag i orden
• oplysningerne er unødvendige 
• du ikke har slettet oplysninger, der har overskredet deres holdbarhedsdato

Du kan blive fortrolig med slettereglerne på webinaret "GDPR før og efter ansættelsen".