1. Hvad er mit ansvar og min risiko, når jeg opsiger en medarbejder?

Det er dit ansvar som arbejdsgiver, at medarbejderen kender rammerne for sin ansættelse – også reglerne for opsigelse, herunder opsigelsesvarsler. Varslerne skal derfor være beskrevet i ansættelseskontrakten. Ellers kan det udløse en godtgørelse til medarbejderen for et mangelfuldt ansættelsesbevis.

2. Hvad kan jeg gøre for at sikre min virksomhed mod opsigelsessager?

Dokumentation er nøglen. Ud over ansættelsesbeviset handler det om, at du kan dokumentere alle relevante forhold undervejs i opsigelsesprocessen – i form af eventuelle skriftlige advarsler, mødereferater og den endelige begrundelse for afskedigelsen.

Mange virksomheder bliver først opmærksomme på, at en række ansættelsesforhold skulle have været præciseret i ansættelseskontrakten – nemlig når den opsagte medarbejder allerede er halvvejs ude ad døren. Og så er det for sent.

Når en medarbejder bliver opsagt og kontakter sin fagforening, beder fagforeningen rutinemæssigt om en kopi af både ansættelseskontrakt og opsigelse. Her ser de nøje efter, om noget mangler. En egentlig sag vil som regel udspringe af en mangelfuld ansættelseskontrakt, en opsigelse der mangler en begrundelse, eller at der ikke findes nogen dokumentation for opsigelsesgrunden (for eksempel advarsler).

3. Hvad ‘væsentlige ændringer’ i ansættelsesforholdet, når jeg vil opsige?

Væsentlige ændringer i en medarbejders ansættelsesforhold er altid vigtige at forholde sig aktivt til som arbejdsgiver, for de skal varsles. Og i forbindelse med at ville opsige en medarbejder, skal du være påpasselig med ikke at lave en væsentlig ændring (for eksempel varsle en lønnedgang) i håbet om at fremprovokere en opsigelse fra medarbejderen selv. For det er sådan med væsentlige ændringer, at medarbejderen ikke blot har ret til at takke nej. Medarbejderen kan i givet fald også betragte sig selv som opsagt fra din side – med hvad deraf følger af love og regler for opsigelse.

Der er tale om en ’væsentlig ændring’, når konsekvensen har stor betydning for medarbejderen. Lønnedgang kan være ét eksempel, et andet kunne være at arbejdspladsen flytter, så medarbejderen pludselig får længere til og fra arbejde. Det vil altid være en konkret, individuel vurdering fra medarbejder til medarbejder, om der er tale om en ’væsentlig ændring’. En flytning til en ny arbejdsadresse kan jo være en fordel for dem, der eventuelt måtte få kortere til arbejde …

Læs også: Sådan får du et tidsregistreringssystem igennem DataLøn

4. Hvornår og hvordan skal jeg varsle en opsigelse?

Et opsigelsesvarsel kan være reguleret af den gældende lovgivning eller af en overenskomst. Men hvis det hverken er styret af lovgivning eller overenskomst, kan et ’rimeligt’ opsigelsesvarsel aftales individuelt mellem dig som arbejdsgiver og medarbejderen.

Eksempelvis opererer funktionærloven med følgende opsigelsesvarsler:

• Indtil 5 måneders ansættelse: 1 måned
• Indtil 2 år og 9 måneders ansættelse: 3 måneder
• Indtil 5 år og 8 måneders ansættelse: 4 måneder
• Indtil 8 år og 7 måneders ansættelse: 5 måneder
• Efter 8 år og 7 måneder: 6 måneder

Der er ingen generelle formkrav til, hvordan du opsiger en medarbejder. Men da dokumentation altid er en god idé, anbefaler vi, at du gør det skriftligt og ikke bare mundtligt. Du kan i øvrigt også lade det fremgå af ansættelseskontrakten, hvordan det foregår. Så er det på plads fra start af.

5. Har medarbejderen krav på en advarsel forud for en opsigelse?

Det kommer helt an på baggrunden for at opsige medarbejderen.

Hvis du vil opsige medarbejderen på baggrund af forhold, der bunder i medarbejderen selv – for eksempel hvis du er utilfreds med medarbejderens adfærd eller indsats – skal du først tjekke, om medarbejderen er beskyttet mod at blive sagt op på et såkaldt usagligt grundlag. Sådan en beskyttelse findes i ansættelser, der følger funktionærloven eller Hovedaftalen mellem DA (Dansk Arbejdsgiverforening) og FH (Fagbevægelsens Hovedorganisation, tidligere LO). En funktionæransat medarbejder er beskyttet mod usaglig opsigelse efter 1 års anciennitet. Efter Hovedaftalen gælder beskyttelsen mod usaglig opsigelse allerede efter 9 måneders anciennitet. Anciennitetskravet skal i begge tilfælde være opfyldt på opsigelsestidspunktet.

Er din medarbejder således beskyttet mod en usaglig opsigelse, er du forpligtet til at give en advarsel, inden du opsiger, når det er begrundet i medarbejderens forhold. For medarbejderen skal have en ærlig chance for at forbedre sig, inden du skrider til opsigelse.

Her er 5 vigtige ting at være opmærksom på i den forbindelse:

• I nogle tilfælde kan det være en god idé, at der er en deadline indbygget i advarslen – altså, det skal klart fremgå, hvornår forbedringen så at sige skal være gennemført. For eksempel hvis du giver en advarsel for dårlig performance. Så får medarbejderen en rimelig periode til at forbedre sin indsats. I andre tilfælde giver det derimod ikke mening at give en deadline – for eksempel når du giver en advarsel for uønsket adfærd. I sådan et tilfælde kan det være en god idé at indkalde medarbejderen til et opfølgningsmøde, så advarslen ikke hænger i luften til evig tid, og du får fulgt op.
• Det er vigtigt, at du specificerer for medarbejderen, hvad du konkret vil have, der skal forbedres, og hvordan du vil evaluere det. I øvrigt bør du skrive, at det kan få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis medarbejderen ikke retter sig efter advarslen. På den måde vil du have gjort medarbejderen opmærksom på, hvor det kan bære hen, hvis du ikke mærker en bedring.
• Der skal være klokkeklar sammenhæng mellem det, du giver en advarsel for, og det du i sidste ende bruger som begrundelse for opsigelsen. Du kan altså ikke give en medarbejder en advarsel for at komme for sent igen og igen og så afskedige med begrundelse i, at vedkommende taler grimt til kunderne.
• Dokumentation. Få advarslen ned på skrift, og tag referat af opfølgningsmødet, hvor I evaluerer, om medarbejderen har forbedret sig. Har du givet mundtlige advarsler og påtaler op til selve advarslen, bør du have noteret dette i den skriftlige advarsel også. Det er vigtigt, at medarbejderen kvitterer for at have modtaget advarslen eller underskriver mødereferatet. Medarbejderens underskrift er ikke ensbetydende med, at medarbejderen er enig i indholdet, men dokumenterer blot at medarbejderen har modtaget den.
• Hvis du baserer en advarsel/opsigelse på, at medarbejderen ikke overholder en bestemt regel eller personalepolitik i virksomheden, skal du være sikker på, at I generelt håndhæver selv samme regel eller politik. Det er usagligt at bebrejde en medarbejder noget, der ellers bliver set igennem fingre med.

6. Hvad er en saglig opsigelse, og hvordan sikrer jeg mig, at min begrundelse holder vand?

En saglig opsigelse kan begrundes i enten virksomhedens eller medarbejderens forhold. Virksomhedens forhold kan eksempelvis være nedskæringer eller nedlæggelse af en stilling, fordi man omorganiserer. Medarbejderens forhold kan eksempelvis være dårlige præstationer eller uønsket adfærd.

Der kan være mange saglige grunde til at opsige en medarbejder, men du skal holde dig til den reelle, faktuelle grund.

Ingen tvivl om at det kan være ubehageligt at pointere over for en medarbejder, at vedkommende for eksempel ikke præsterer godt nok.

Men det er en dårlig idé at komme med en anden begrundelse end den reelle (en skinbegrundelse) for at undgå ubehaget for alle parter, selv om det umiddelbart virker nemmere og måske ser mere taknemmeligt ud på papiret.

For opstår der en situation, hvor du skal dokumentere dit belæg for opsigelsen, bliver det noget nær umuligt, hvis du ikke har anført det faktiske forhold. Så mangler du reelt din dokumentation.

7. Hvad er en ‘risikovurdering’ i forbindelse med en opsigelse?

En risikovurdering forud for en opsigelse er en dialog med en juridisk ekspert, som kan være med til at kvalificere beslutningen og timingen for en afskedigelse af en medarbejder. Det kan eksempelvis være, hvis du som arbejdsgiver overvejer at afskedige sygemeldte medarbejdere, gravide, ældre medarbejdere eller lignende, hvor en opsigelse kan vise sig at være i strid med lovgivningen, for eksempel forskelsbehandlingsloven.

Når en domstol, Ligebehandlingsnævnet eller Afskedigelsesnævnet skal vurdere, om en arbejdsgiver skal betale godtgørelse til en opsagt medarbejder, ser de blandt andet på, hvad du konkret har gjort for at forsøge at fastholde medarbejderen i jobbet. De ser også på, om du kan dokumentere årsagen til opsigelsen. Her kan en jurist med speciale i ansættelsesret hjælpe dig med at gennemgå de punkter, som typisk vil blive efterprøvet i forbindelse med en opsigelsessag.

Læs også: Få DataLøn som jeres lønbogholder

8. Hvad er reglerne for opsigelse af sygemeldte medarbejdere?

Ved sygemeldte medarbejdere skal du som arbejdsgiver tage en række ekstra hensyn, for at der ikke kan sættes en finger på en eventuel opsigelse.

Forskelsbehandlingslovens handicapbegreb kan være en stor udfordring. Forskelsbehandlingslovens handicapbegreb er nemlig udvidet til også at omfatte sygdomme og tilstande, som man ikke almindeligvis eller intuitivt vil opfatte som et handicap. Det kunne for eksempel være kronisk træthed som følge af en operation. Læs mere om handicapbegrebet.

Er der tale om en medarbejder, der er sygemeldt på grund af et handicap, vil medarbejderen være omfattet af beskyttelsen i forskelsbehandlingsloven. Det betyder, at du kan have en udvidet forpligtelse til at forsøge at fastholde medarbejderen, inden du vælger at opsige vedkommende.

Fastholdelsen kan eksempelvis bestå i et tilbud om nedsat tid eller flere pauser.

120-dagesreglen betyder under visse betingelser, at en arbejdsgiver kan opsige en medarbejder med et kortere varsel end normalt. Her skal du dog blandt andet være opmærksom på, at dagene skal tælles op på en bestemt måde. Det kan give udfordringer, når en medarbejder er delvist sygemeldt, og du skal således være meget præcis i forhold til, hvornår du giver sådan en opsigelse. Læs mere om 120-dages-reglen. Der kan i øvrigt være bestemmelser i en overenskomst, som virksomheden er omfattet af, der regulerer, om og hvordan en virksomhed kan opsige en sygemeldt medarbejder.

9. Hvad er reglerne for ferie i forbindelse med en opsigelse?

Reglerne står i ferieloven og eventuelt i en overenskomst – og så kan enkelte regler stå specifikt i medarbejderens kontrakt. Hvis du ønsker at varsle ferie i et opsigelsesvarsel, skal du overholde alle disse regler, og det kan være en god idé at skrive varslingen ind i opsigelsen for at sikre, at du kan dokumentere, at du har varslet korrekt. I ferieloven findes følgende varsler: Hovedferie (3 uger) skal varsles med 3 måneder Restferie (2 uger) skal varsles med 1 måned Feriedage ud over de 5 uger er ikke reguleret i ferieloven. De bliver reguleret i ansættelseskontrakten, i en personalehåndbog eller eventuelt i en overenskomst. Hvis virksomheden ikke er omfattet af en overenskomst, skal du i en opsigelsessituation huske på forhånd at have taget stilling til, hvad der sker med feriefridage, der ikke er afholdt. Skal de bortfalde, eller bliver de udbetalt? Det svarer ferieloven nemlig ikke på.

10. Må jeg opsige en gravid medarbejder?

Det korte svar er ja, med mindre medarbejderen er ansat på en overenskomst, der specifikt beskriver, at man ikke må opsige gravide medarbejdere eller medarbejdere på barsel. Men: Du skal være opmærksom på, at begrundelsen for opsigelsen ikke må være graviditet eller det forhold, at medarbejderen er på barsel.

Opsigelsen skal være sagligt begrundet. Det kan eksempelvis være organisatoriske forhold såsom afviklingen af en afdeling. Ligebehandlingsloven pålægger dig som arbejdsgiver en ret tung bevisbyrde, og derfor er det vigtigt at have sin dokumentation i orden. Enhver tvivl vil komme medarbejderen til gode.

Hvorvidt opsigelsen er saglig, afhænger altid af en konkret vurdering.

Derfor skal du passe på og være opmærksom, hvis du opsiger en gravid medarbejder eller en medarbejder, der er på barsel. Den saglige begrundelse for opsigelsen af medarbejderen vil højst sandsynligt blive efterprøvet af medarbejderens fagforening, og hele sagen kan eskalere og skade virksomhedens image og økonomi.

Brug for konkret sparring?

Visma DataLøns jurister er specialister i ansættelsesret, og du træffer dem alle hverdage mellem kl. 9 og 15 på 72 27 90 16.

Vil du gå all-in og blive certificeret i personalejura, kan du se nærmere på vores Juraskole.