Sådan overholder du ferieloven ved opsigelse og fritstilling

Når du opsiger - og måske fritstiller - en medarbejder, er du som arbejdsgiver typisk interesseret i, at vedkommende får afviklet mest mulig ferie i opsigelsesperioden. Du skal imidlertid være opmærksom på vigtige forskelle i varslingsreglerne. Og overordnet gælder, at der både skal være plads til varsel og ferie i opsigelsesperioden.

 

Hvis du gerne vil pålægge en medarbejder at afvikle ferie i vedkommendes opsigelsesperiode, skal du tjekke to ting: hvor langt er medarbejderens opsigelsesvarsel, og er det hoved- eller restferie, du gerne vil varsle?

Hovedferie (15 dage) skal altid varsles med 3 måneder, mens restferie (10 dage) skal varsles med mindst 1 måned. Men særligt for situationen hvor du opsiger en medarbejder, gælder, at både selve ferien samt varslet skal kunne rummes i opsigelsesperioden. 

Så jo længere et opsigelsesvarsel, medarbejderen har, desto større mulighed har du for at kræve, at medarbejderen holder ferie i perioden.

Optjent ferie bliver til feriegodtgørelse Ferieloven fastslår, at en medarbejder der har optjente feriedage til gode hos dig, når vedkommende fratræder, skal have afregnet dem som feriegodtgørelse. Altså skal 12,5 procent af den ferieberettigede løn anvises til Feriekonto. Det gælder ligegyldigt hvilken ferieordning, medarbejderen har været ansat med - altså hvad enten der har været tale om ferie med løn eller feriegodtgørelse.

Ekstra krav ved hovedferie

For hovedferiens vedkommende betyder varslet på 3 måneder i sagens natur, at medarbejderen skal have et opsigelsesvarsel, der er noget længere end 3 måneder, for at muligheden i det hele taget kan komme på tale. Og det gælder også, selv om du eventuelt har varslet hovedferien (måske endda i virkelig god tid) før, du opsagde medarbejderen. For særligt for hovedferien er der et ekstra benspænd: idet du opsiger medarbejderen, ophæves et tidligere varsel, og du skal altså varsle hovedferien på ny.

OBS! Hvis medarbejderen selv siger op, gælder det ekstra krav til hovedferien ikke. I den situation skal hovedferien altså ikke gen-varsles.

Restferie skal ikke gen-varsles

Reglen om gen-varsling gælder ikke for restferie. Så har du varslet restferie forud for, at du opsiger medarbejderen, kan du fastholde det. Altså så længe opsigelsesperioden levner plads til både varsel og ferie.

Eksempel - en medarbejder med 4 måneders opsigelse En medarbejder opsiges den 5. april 2021 med 4 måneders varsel, og arbejdsgiver varsler samtidig mest mulig ferie afholdt. Medarbejderens fratrædelsesdato er altså 31. august 2021, og medarbejderen har i øvrigt ikke holdt noget ferie i løbet af ferieåret. På grund af det lange opsigelsesvarsel kan arbejdsgiver varsle både hovedferie og restferie til afholdelse - der er plads til både varsler og ferie. Konkret kan arbejdsgiver varsle al den ferie, der er optjent fra september til og med juli måned. Det giver 22,88 feriedage. Ferien skal altså være optjent, før den kan holdes. Men ferie kan godt kan varsles til afholdelse, inden den er optjent. Reelt kan arbejdsgiver varsle 22 dage afholdt, da ferie kun kan holdes i hele dage. De 0,88 feriedage kan altså ikke varsles og skal afregnes som feriegodtgørelse. De 2,08 feriedage medarbejderen optjener i august, kan først holdes i september. Så da medarbejderen fratræder 31. august, skal også disse dage afregnes til FerieKonto. Ud af de 22 dage udgør 15 dage hovedferie, mens 7 feriedage udgør restferie.

Fritstilling - reglerne får et twist

Fritstiller du medarbejderen ved opsigelsen, har du lidt friere tøjler i forhold til varsling af ferie, som du ønsker afholdt i fritstillingsperioden. Du har nemlig lov til automatisk at anse mest mulig ferie for afholdt inden fratrædelsesdatoen. 

Du behøver altså ikke varsle ferien særskilt ligesom ved en almindelig opsigelse. Men det er selvfølgelig god stil at gøre medarbejderen opmærksom på fritstillingens betydning for ferieafholdelsen. 

Varsel og selve ferien skal stadig kunne rummes i fritstillingsperioden. Igen er summa summarum: jo længere opsigelsesvarsel, jo større mulighed for at anse medarbejderens ferie for afholdt.

Hvad er fritstilling?

Fritstilling er en variant af opsigelsen. Arbejdsgiver ønsker blot ikke at have medarbejderens arbejdskraft til rådighed indtil fratrædelsesdatoen. Alle andre forpligtelser (begge veje) består, med mindre en ansættelseskontrakt beskriver noget andet.

Lav en særlig aftale med medarbejderen

Du må gerne indgå en frivillig aftale med den enkelte medarbejder om den konkrete ferieafholdelse i forbindelse med en opsigelse. På den måde er det altså muligt at fravige varslingsfristerne. Det kan for eksempel være relevant i den situation, hvor det forud for en opsigelse allerede er planlagt, at medarbejderen skulle holde hovedferie, men hvor opsigelsesvarslet ikke er langt nok til, at du varsle den korrekt. Men hvis medarbejderen for eksempel har bestilt en rejse, kan vedkommende jo godt være interesseret i at fastholde den planlagte hovedferie. I en sådan situation anbefaler vi dog altid, at I laver en skriftlig aftale, så der ikke opstår uenighed om (manglende) varsel senere.

Tjek altid ansættelseskontrakt eller personalehåndbog - samt overenskomst

Det er ferieloven der sætter takten, og har I særlige vilkår i jeres ansættelseskontrakter eller i en personalehåndbog, skal de selvfølgelig leve op til ferieloven - og så i øvrigt følges. 

Hvis ansættelsesforholdet er omfattet af en kollektiv overenskomst, kan der være helt særlige regler om ferie i forbindelse med, at medarbejderen fratræder. Også nogle der kan gå på tværs af ferielovens bestemmelser. Så tjek også det. 

Brug for hjælp til at komme videre?

Det kan være sin sag at finde hoved og hale i ferieloven - og for eksempel have styr på, hvornår ikke afholdte feriedage er hovedferie eller restferie. Eller om ansættelseskontrakterne eller en personalehåndbog er fyldestgørende.

Du kan komme videre og blive meget klogere på et par af vores kurser:

• Ferie og fratrædelse - regler og praktik i DataLøn
• Workshop om ansættelseskontrakter
• Workshop om personalehåndbogen

Du er som altid også velkommen til at kontakte Visma DataLøns jurister direkte, hvis du sidder med ubesvarede spørgsmål. Vi tager telefonen alle hverdage fra kl. 9 til 15. Ring på 72 27 90 16.