Sådan håndterer I ferie, der ikke er holdt

Vi er ved at nærme os afslutningen på den ferieafholdelsesperiode, der hører til det forgangne ferieår. Det er en tid, hvor mange arbejdsgivere oplever, at nogle af deres medarbejdere ikke får holdt al den ferie, de har optjent. 

Afhængigt af, hvad det er for noget ferie, der ikke bliver afholdt, gælder der forskellige regler. Her handler det vel at mærke om feriedage, der er optjent i henhold til ferieloven.

Direktivbeskyttet ferie vs. 5 særlig "danske" dage

Først og fremmest er det vigtigt at dele ferien op i to portioner. Der er den EU-direktivbeskyttede ferie, som udgør 20 af de 25 dage, som en lønmodtager optjener på et ferieår. Og så er der de sidste 5 dage, der er nogle feriedage, som lønmodtagere på det danske arbejdsmarked særligt har ret til. 

 

Reglerne for de første 20 dage

De første 20 dage skal alle lønmodtagere som altovervejende udgangspunkt holde. Gør de ikke det, er det arbejdsgivers pligt at indbetale værdien af feriedagene til Arbejdsmarkedets Feriefond eller eventuelt til en privat feriefond. Den eneste undtagelse til denne regel er, hvis medarbejderen er feriehindret helt frem til og med udgangen af ferieafholdelsesperioden (det kunne for eksempel skyldes barsel). I så fald skal de direktivbeskyttede feriedage, der er tilbage, overføres til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode.

 

Særligt for feriedage fra miniferieåret Vær opmærksom på, at ferie optjent i 2019 svarende til op til 16,64 feriedage, er defineret som direktivbeskyttet ferie. Derfor skal disse dage som udgangspunkt holdes inden ferieafholdelsesperiodens udløb den 31. december. Det gælder selvfølgelig kun, hvis der er medarbejdere, som havde dage fra miniferieåret med sig ind i det forgangne ferieår.

Aftale om overførsel af ferie optjent ud over 20 dage

De sidste 5 dage, som en lønmodtager optjener på et ferieår, kaldes “ferie optjent ud over 20 dage”. Disse dage kan man lave en aftale om at overføre til næste ferieafholdelsesperiode. 

Vigtigt: En aftale om at overføre ferie skal indgås skriftligt med medarbejderen senest den 31. december. Hvis det drejer sig om en medarbejder, der har ferie med feriegodtgørelse, skal man huske også at orientere FerieKonto om aftalen - også senest den 31. december.

Udbetaling af ferie optjent ud over 20 dage

Det er ligeledes muligt at indgå en aftale om at udbetale værdien af ferie optjent ud over 20 dage. Ferieloven kræver det ikke, men for at sikre jeres dokumentation bør I absolut lave aftalen skriftligt.

Hvis medarbejderen har været ansat i hele ferieåret på fuld tid, kan du udbetale værdien, så snart I har indgået aftalen.

Har medarbejderen derimod ikke været ansat i hele ferieåret, eller har medarbejderen været på deltid i en del af ferieåret, skal medarbejderen skriftligt erklære følgende:

• at feriedagene der ønskes udbetalt, vedrører ferie optjent ud over 20 dage, og
• at medarbejderen ikke har modtaget nogen af følgende ydelser i ferieåret: dagpenge, midlertidig arbejdsmarkedsydelse, kontantydelse, efterløn, fleksydelse, ledighedsydelse, ressourceforløbsydelse, integrationsydelse, uddannelseshjælp eller kontanthjælp

Kan medarbejderen bekræfte dette, kan værdien af ferien udbetales til medarbejderen. Det er vigtigt, at du husker at gemme medarbejderens erklæring i 5 år ud over det løbende år.

Kan medarbejderen ikke bekræfte begge ovenstående punkter, skal FerieKonto afgøre, hvor mange dage der må udbetales.

Skal I bruge erklæringen, har du her en genvej. 

Hvis I er nået over på den anden side af 31. december ...

Er ferieafholdelsesperioden udløbet, og der hverken er indgået aftale om udbetaling eller overførsel af ferie ud over 20 dage, skal virksomheden af egen drift udbetale værdien af dagene. Det gælder, hvis medarbejderen har været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden. 

Såfremt der er tale om en medarbejder med ret til feriegodtgørelse hos FerieKonto, afregner FerieKonto automatisk, hvis betingelserne er opfyldt. 

Virksomheder med ret til at beholde feriegodtgørelse på egen konto vil automatisk modtage en anmodning om at udbetale dagene til medarbejderen, igen under forudsætning af, at medarbejderen har været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelseperioden.

Har medarbejderen derimod ikke været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden, skal medarbejderen med ret til ferie med løn udfylde en erklæring på samme måde som nævnt tidligere.Erklæringen skal til dig, hvis der ikke er udbetalt ydelser, og til FerieKonto hvis der er.

Har medarbejderen ret til ferie med feriegodtgørelse, skal medarbejderen i denne situation selv ind og anmode om udbetalingen.

Hvis du er usikker, er hjælpen nær

Er du i tvivl om, hvordan du beregner hvor mange feriedage dine medarbejdere præcis kan overføre eller få udbetalt, kan du - med dit abonnement - altid kontakte DataLøns jurister på 72 27 90 16. De tager telefonen alle hverdage fra kl. 9 til 15.

Alternativt, eller som supplement, kan vi anbefale dig at deltage på webinaret “Overførsel og udbetaling af ferie - kend reglerne”. Her klæder Visma DataLøns jurister dig på i løbet af 1 time.