Personalepolitikker er et af de stærkeste værktøjer, du har til at skabe klarhed, tryghed og retfærdighed på arbejdspladsen. Alligevel viser statistikker, at en stor del af danske virksomheder slet ikke har dem, hvilket typisk først opdages den dag, en medarbejder spørger til noget, ingen kan svare klart på.
Og det er sjældent et spørgsmål om, hvor kaffefiltrene ligger. Det er som regel noget med løn, sygdom eller barsel, altså præcis der, hvor tvivl kan blive dyr, både for stemningen på kontoret og for din tegnebog.
Den gode nyhed er, at en velformuleret personalepolitik ikke bare er en juridisk sikring. Den er også et effektivt redskab til at styrke kulturen og fastholde dine medarbejdere, uden at du skal opfinde den dybe tallerken selv.
I dette indlæg ser vi nærmere på, hvad personalepolitikker egentlig er, hvorfor det er en god idé at have dem, og hvilke tre politikker du bør starte med.
Hvad er en personalepolitik?
En personalepolitik er kort sagt de spilleregler, du som virksomhed har besluttet dig for at følge, når det gælder dine medarbejdere. Det kan fx være:
-
Arbejdstid
-
Sygdom
-
Barsel
-
Personalegoder
-
Ferie og fravær
Der er faktisk ingen grænser for, hvad du kan skrive en politik om. Vil du have en politik om alt fra hjemmearbejde til firmajulefrokosten, så værsgo. Det vigtigste er bare, at du har taget stilling, inden situationen opstår, og ikke først når en medarbejder står i døren med spørgsmålet.
Hvad kommer først: Loven, overenskomsten eller politikken?
Det vigtigste at huske, når du skriver jeres personalepolitikker, er, at de altid skal stemme overens med gældende lovgivning, jeres overenskomst og de enkelte ansættelseskontrakter.
Tænk på det som et hierarki med forskellige niveauer, lidt ligesom en rangorden, hvor det øverste niveau altid vinder.
I praksis betyder det, at hvis jeres personalepolitik siger én ting, men loven, overenskomsten eller en kontrakt siger noget andet, er det altid det højere niveau, der vinder. Du kan altså ikke bruge en personalepolitik til at give dine medarbejdere dårligere vilkår end de allerede har krav på fra et af de højere niveauer.
Need to have eller nice to have?
Kort svar: Det er ikke et lovkrav. Men det er en rigtig god idé alligevel.
En personalepolitik skaber klarhed, forudsigelighed og et trygt arbejdsmiljø. Både du og dine medarbejdere ved, hvad der gælder, og hvad konsekvenserne er, hvis reglerne ikke bliver fulgt.
Politikken er altså en tryghed for begge parter, hvor I kan slå op og se, hvordan en konkret situation skal gribes an, og hvem der har hvilke rettigheder og pligter.
Lad os gøre det konkret med to eksempler
Eksempel 1: Din medarbejder aner ikke, hvordan han skal sygemelde sig
Har du en klar politik om, at sygemelding skal ske senest kl. 8 til nærmeste leder og foregå telefonisk, kan du fastholde det. Men melder din medarbejder sig alligevel syg på en helt tredje måde, fx via en bræk-emoji i en sms til Jhele afdelingen, kan det få ansættelsesretlige konsekvenser.
Har du ingen politik om sygemelding, gælder loven. Loven siger, at dine medarbejdere skal sygemelde sig hurtigst muligt og senest to timer efter, at arbejdet skulle være startet, uanset hvordan du som arbejdsgiver egentlig gerne ville have det. Uden en skriftlig sygdomspolitik har du med andre ord ikke noget at holde ham op på.
Eksempel 2: Medarbejderen, der skal på barsel
Med en klar barselspolitik kan medarbejderen selv slå op og se, hvor meget barsel med eller uden løn han/hun har ret til. Og du som arbejdsgiver har allerede – længe før du står midt i det – taget stilling til, om der skal betales løn under barslen, og i givet fald hvor længe.
Uden en barselspolitik risikerer du i stedet et ubehageligt sammenstød, hvor din medarbejder tror, han/hun har ret til et gode som løn under barsel eller sygdom, simpelthen fordi du aldrig har skrevet noget ned, der siger andet.
Snart bliver en af dem et lovkrav
Og så er der den politik, du kommer til at skulle have, uanset om du har lyst eller ej, fordi loven kræver det. Når de nye regler om løngennemsigtighed træder i kraft i Danmark (forventet 1. januar 2027), bliver du og alle andre arbejdsgivere, uanset antal medarbejdere, forpligtet til at have en lønpolitik. Den skal beskrive, hvilke objektive og kønsneutrale kriterier, du bruger til at fastsætte dine medarbejderes løn.
Retfærdig og lige behandling
Personalepolitikken er også dit bedste værktøj til at sikre, at dine medarbejdere bliver behandlet ens og retfærdigt. Fordi du har taget stilling på forhånd, undgår du, at forskellige ledere (eller du selv, i forskellige situationer) håndterer ensartede sager forskelligt – simpelthen fordi der ikke findes en fælles ramme at læne sig op ad.
Uden klare politikker står du svagere, hvis en sag ender i en strid. Det bliver simpelthen sværere at dokumentere, at en beslutning er truffet på et sagligt og ensartet grundlag. Har du derimod politikken klar, kan du vise sort på hvidt, at dine medarbejdere er blevet behandlet efter jeres faste praksis.
Kan du ændre i politikkerne?
Ja, som hovedregel. Politikkerne er en del af din ledelsesret, så du bestemmer selv, hvordan de skal se ud, og kan frit ændre dem.
Vær dog opmærksom på, at hvis en politik har udviklet sig til et fast personalegode, fx betalt frokostpause eller løn under barsel, og den er blevet praktiseret konsekvent, kan den ikke bare fjernes fra den ene dag til den anden.
Her skal ændringen varsles med samme frist som medarbejderens opsigelsesvarsel, altså den periode medarbejderen ville have haft, hvis du opsagde vedkommende.
Hvor skal personalepolitikkerne bo?
Når politikkerne er skrevet, er næste spørgsmål ofte: hvor skal de bo?
Rigtig mange lægger dem ind i selve ansættelseskontrakten, enten for at være sikre på, at de gælder, eller fordi de tror, det er et krav. Men det er det ikke.
Det er helt op til dig, om politikkerne skal ligge i ansættelseskontrakten, i en personalehåndbog, på intranettet eller et helt fjerde sted, så længe dine medarbejdere rent faktisk har adgang til dem.
Vi anbefaler faktisk, at du lader være med at putte politikkerne i ansættelseskontrakten. Kontrakterne bliver hurtigt meget lange, og så er der desværre ikke ret mange, der får læst politikkerne til ende, uanset hvor spændende du selv synes, din ferieafviklingspolitik er.
Der er også en mere praktisk (og juridisk) grund til at holde dem adskilt. Står en politik i ansættelseskontrakten, bliver den en del af medarbejderens ansættelsesvilkår – og så kræver selv en lille opdatering et tillæg til kontrakten for hver enkelt medarbejder.
Det er en unødvendig omgang, du sparer dig selv for ved at holde politikkerne ude af kontrakterne. En personalehåndbog eller intranet er langt mere tilgængeligt og meget nemmere for dig at holde opdateret.
Tre vigtige politikker, du bør have styr på
Mangler du stadig personalehåndbogen eller intranettet med politikker, anbefaler vi, at du starter med disse:
1. Lønpolitikken
Denne er snart et lovkrav, så den kan lige så godt stå øverst. Politikken skal beskrive, hvilke objektive og kønsneutrale kriterier der bruges til at fastsætte dine medarbejderes løn.
Bliv klar til kravene om løngennemsigtighed med en skabelon udarbejdet af vores jurister. Den koster 699 kr. ex moms og er lige til at tilpasse til din virksomhed.
2. En AI-politik
Bruger I AI? Så kræver AI-forordningen, at I forholder jer til jeres brug, dine medarbejderes AI-færdigheder og de regler, der gælder for de enkelte systemer.
Brug vores skabelon, der kommer hele vejen rundt om GDPR, datasikkerhed og medarbejderansvar. Kun 899 kr. ex moms og klar til at blive implementeret med det samme.
3. Barselspolitikken
En klar barselspolitik skaber ro for både dig og dine medarbejdere i en periode, der ellers nemt bliver præget af usikkerhed. Din medarbejder ved, hvad han/hun kan forvente af løn, varsling og tilbagevenden.
Få fingrene i vores tre skabeloner: mor/medmor, mor/medmor uden funktionærstatus og far. Udfyld blot jeres politik for betaling under orlov, så er du klar. De koster 1.800 kr. ex moms for alle tre.
Har du brug for hjælp?
Det skal ikke være en uoverskuelig opgave at få jeres politikker på plads. Med de 3 politikker har du dækket nogle af de områder, hvor tvivl og uenighed oftest opstår, og du står langt stærkere som arbejdsgiver.
Brænder du inde med spørgsmål til jeres politikker, er du altid velkommen til at kontakte vores juridiske rådgivning på 72 27 90 16 eller HRJura@visma.com.
