Alt du skal vide om tidsregistrering
Alt du skal vide om tidsregistrering
Er du compliant?
Tidsregistrering er nu lovpligtigt i Danmark
Det betyder, at alle arbejdsgivere skal have implementeret et tidsregistreringssystem til deres medarbejdere. Hør juridisk rådgiver Alexandra Grydgaard forklare, hvad systemet skal kunne, i videoen her.
FAQ om tidsregistrering
Vi har fået rigtig mange gode spørgsmål fra arbejdsgivere omkring tidsregistrering. Her får du vores juristers svar på de oftest stillede spørgsmål om tidsregistreringspligten.
Det korte svar er, at det skal alle virksomheder. Uanset selskabsform, størrelse eller antal ansatte skal alle danske virksomheder den 1. juli 2024 indføre et tidsregistreringssystem.
Det betyder, at selv små virksomheder med få ansatte, private fonde eller foreninger med lønnede medarbejdere skal sørge for at stille et tidsregistreringssystem til rådighed for deres ansatte.
Alle lønmodtagere i virksomheden er omfattet af registreringspligten. En virksomheds administrerende direktør er typisk ikke lønmodtager og er derfor ikke omfattet af lovgivningen.
Men som udgangspunkt skal alle lønmodtagere registrere deres arbejdstid – det gælder også deltidsansatte, ansatte i flexjob, ungarbejdere osv. Har I en medarbejder, der kun kommer 2 timer om ugen, skal de også registrere deres arbejdstid.
Der findes dog enkelte tilfælde, hvor en lønmodtager kan undtages fra tidsregistreringspligten – nemlig de såkaldte "selvtilrettelæggere". Bliv klogere på, hvem disse selvtilrettelæggere kan være, og hvordan de kan undtages fra reglerne her.
Nej, der er metodefrihed for virksomheden til valget af tidsregistreringssystem. Men systemet skal være egnet til at måle den samlede daglige arbejdstid og være et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system. Medarbejderen skal kunne tilgå sine oplysninger i 5 år plus en referenceperiode.
Med DataLøn Tid overholder du nemt alle krav til tidsregistrering – læs mere her.
Det er den enkelte medarbejders samlede daglige arbejdstid, som skal registreres – altså antallet af timer, som medarbejderen har arbejdet.
Der er i loven ikke opstillet et krav om, at medarbejderen skal angive tidsmæssigt, hvornår arbejdet blev udført, men den faktiske arbejdstid, der er udført den pågældende dag, skal registreres.
Hvis medarbejderen således arbejder 7,5 time inden for normal arbejdstid og senere arbejder 1 time om aftenen derhjemme, skal medarbejderen registrere 8,5 time på den pågældende arbejdsdag.
Det er medarbejderen selv, som skal stå for registreringen.
Der er ikke oplyst i loven, hvor ofte medarbejderen skal foretage registreringerne. Det kan være på daglig basis, eller hvad der passer til jeres virksomhed.
I skal blot huske, at tidsregistreringssystemet skal være pålideligt, og derfor bør I have en politik, som sikrer, at medarbejderen registrerer arbejdstiden, mens det stadig er friskt i hukommelsen.
Bestil vores juristers skabelon til din virksomhedspolitik for tidsregistrering her.
Det kan de såkaldte “selvtilrettelæggere”. En selvtilrettelægger er en lønmodtager i en stilling, hvor vedkommende enten selv tilrettelægger al sin tid, eller hvor arbejdstiden ikke kan måles/fastsættes på forhånd. En sådan selvtilrettelægger er bl.a. undtaget fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid og hviletidsreglerne.
I skal være opmærksomme på, at det formentlig er ganske få ansatte i virksomheden, der har den mulighed – hvis overhovedet nogen.
I Kommissionens fortolkningsmeddelelse nævnes, at der eksempelvis kan være tale om visse højtstående ledere, hvis arbejdstid som helhed ikke måles eller fastsættes på forhånd, eftersom de ikke er forpligtet til at være på arbejdspladsen på bestemte tidspunkter, men selvstændigt kan bestemme deres tidsplan. Der er altså tale om en meget snæver undtagelse til reglerne, hvor det vil bero på en konkret vurdering, om den enkelte medarbejder kan høre under begrebet “selvtilrettelægger”. Bliv klogere på, hvem disse selvtilrettelæggere kan være, og hvordan de kan undtages fra reglerne her.
Hvis en medarbejder undtages fra registreringspligten, skal det fremgå af vedkommendes ansættelseskontrakt. Vores jurister har udarbejdet et tillæg til ansættelseskontrakten, som du kan bestille her.
Loven kort fortalt
1. juli 2024 blev det lovpligtigt for alle danske arbejdsgivere at give deres medarbejdere mulighed for at registrere deres arbejdstid ved at indføre et tidsregistreringssystem.
Det sker for at beskytte medarbejdernes rettigheder. Nærmere bestemt for at sikre, at arbejdsgivere overholder arbejdstidsreglerne, der siger:
- at medarbejdere ikke må arbejde mere end 48 timer om ugen i gennemsnit inden for en hvilken som helst periode af fire kalendermåneder (også kaldet 48-timersreglen)
- at medarbejdere skal have 11 sammenhængende hviletimer inden for 24 timer (også kaldet 11-timersreglen)
- at medarbejdere har krav på én ugentlig fridag.
Ovenstående regler er allerede lovpligtige. Det nye lovkrav skal blot gøre det nemmere at dokumentere, om loven overholdes eller ej.
Hvorfor skal vi dog have sådan en lov?
Fordi en EU-dom fra 2019 gør det klart, at EU-medlemslande skal kræve, at arbejdsgivere bruger et pålideligt tidsregistreringssystem for at sikre overholdelse af arbejdstidsreglerne. Og derfor skal Danmark og alle andre medlemslande implementere det ved lov.
Det hele udsprang af en sag, hvor den spanske fagforening CCOO sagsøgte Deutsche Bank for ikke at kunne sikre, at reglerne for arbejdstid blev overholdt.
Loven handler altså ikke om overvågning af medarbejdere, men om at sikre deres rettigheder.
Gør tidsregistrering nemt
Få styr på tid, projekter og løn i et hug
Hvad betyder loven for dig som arbejdsgiver?
Kort sagt skal du have implementeret et tidsregistreringssystem, der kan dokumentere dine medarbejderes arbejdstid. Se lovkravene til selve systemet nedenfor.
Husk desuden, at du med et tidsregistreringssystem behandler nye persondata om medarbejderne, og at de skal behandles iht. GDPR. Bliv klogere på, hvad tidsregistrering har med GDPR at gøre lige her.
Derudover kan det være en god idé at indføre en virksomhedspolitik på området, så dine medarbejdere ved, hvad og hvordan de skal registrere arbejdstid hos jer.
Hvad skal systemet kunne?
- Det skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
- Det skal kunne måle den daglige og ugentlige arbejdstid.
- Oplysningerne i systemet skal kunne tilgås af medarbejderne.
- Oplysningerne i systemet skal gemmes i 5 år + referenceperiode (4-12 mdr).
Har du et tidsregistreringssystem?
Prøv DataLøn Tid
DataLøn Tid er et fleksibelt system, der overholder alle krav til tidsregistrering og kan tilpasses jeres virkelighed, som den ser ud i dag. Systemet opsættes efter jeres behov og kan tilpasses jeres forskellige medarbejdertyper – også funktionærer. Som noget nyt kan dine medarbejdere nemlig autoregistrere deres arbejdstid. Så skal man kun ind og registrere afvigelser, når ens arbejdstid afviger fra normalen.
Appen giver dig en simpel løsning og en intuitiv brugerflade – både for dig som administrator og for den enkelte medarbejder. Dine medarbejdere kan registrere tid, kørsel, udlæg og meget andet direkte i appen, hvor de også får et nemt overblik over deres saldi som fx ferieregnskab.
Og er du allerede DataLøn-kunde, bliver alle data naturligvis automatisk sendt til dit lønsystem, så alt er samlet ét sted.
Webinar
Få styr på GDPR og tidsregistrering
Tidsregistrering er behandling af personoplysninger, og du må derfor ikke glemme GDPR. På 1 times webinar tager vores jurister dig igennem det, du skal huske.
Undgå forvirring og fejl med en tidsregistreringspolitik
Når du implementerer et tidsregistreringssystem, kan det være en rigtig god idé at udarbejde en virksomhedspolitik på området. Altså en politik, der beskriver præcis, hvad og hvordan medarbejderne skal tidsregistrere hos jer.
På den måde guider du medarbejderne til at tage ansvar for deres egen tidsregistrering, mens du undgår forvirring og fejlregistreringer.
Derfor har vores jurister udarbejdet en skabelon til din nye arbejdstidspolitik, der guider medarbejderne i, hvordan de registrerer alt fra fikstid og flekstid til overarbejde og rejsetid.
Du kan selv tilpasse politikken til jeres virkelighed og benytte den som en del af jeres personalehåndbog eller som tillæg til dine medarbejderes ansættelseskontrakt.
Bestil skabelon til din tidsregisteringspolitik
Undgå forvirring og fejlregistreringer med en gennemarbejdet virksomhedspolitik for tidsregistrering.
Skabelonen er udarbejdet af vores jurister i Word, så I selv kan redigere i teksten, og den kan bestilles på både dansk og engelsk, så du kan bruge den til alle dine medarbejdere.
Prisen er kr. 1.800,00 ekskl. moms pr. skabelon.
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte juristerne på tlf. 72 27 90 16 eller HRjura@visma.com.