Guide · Revisorer og bogholdere

Lønsystem til revisorer og bogholdere —
hvad du skal kigge efter

Du kører ikke løn for én virksomhed. Du kører løn for 20, 40 eller 80 — hver med sin opsætning, sine overenskomster, sine deadlines og sine kunder der sender løndata på vidt forskellig vis.

Det stiller fundamentalt andre krav til et lønsystem end dem, en enkelt virksomhedsejer har. Alligevel vælger mange revisorer og bogholdere et system der er bygget til enkeltvirksomheder — og bruger unødigt mange timer på manuel koordinering, dobbelt datatastning og godkendelsesflows der ikke fungerer.

Denne guide gennemgår hvad der adskiller et lønsystem bygget til revisorer fra et standardsystem — og hvorfor over 65.000 danske virksomheder og deres revisorer bruger DataLøn.

Klar til at se konceptet? Læs om DataLøns lønpartnerkoncept →

Hvad adskiller et revisorvenligt lønsystem?

De fleste lønsystemer er designet med én arbejdsgiver i tankerne. Det ser man på alt fra loginstruktur til rapporter. For en revisor eller bogholder der håndterer løn for mange kunder, er det utilstrækkeligt. Her er de fire egenskaber der reelt gør en forskel:

1. Multiklientstruktur i ét system

Som lønpartner i DataLøn får du alle dine kunder samlet under ét login. Du skifter mellem kunder uden at logge ud og ind, og du har et overblik over hvilke kunder der mangler godkendelse, hvilke der har deadlines denne uge og hvilke der har uløste opgaver.

Det er et fundamentalt anderledes arbejdsflow end at have 40 separate logins til 40 separate systemer — og det er præcis den forskel der afgør om lønkørsel tager 30 minutter eller 3 timer om måneden pr. kunde.

2. Sikker dataindsamling fra kunder — KlarLøn

En af de mest tidskrævende dele af revisorens lønkørsel er at indsamle løndata fra kunderne. E-mails med vedhæftede Excel-ark, beskeder på SMS og opringninger er ikke blot ineffektivt — det er et GDPR-problem. Personoplysninger om lønforhold må ikke sendes via usikrede kanaler.

DataLøns godkenderfunktion KlarLøn løser begge problemer på én gang. Kunden logger ind i en sikker portal, registrerer timer, tillæg og fravær direkte — og du som revisor modtager data klar til behandling uden at have rørt en e-mail.

3. Integration til de regnskabssystemer du allerede bruger

En revisor eller bogholder arbejder dagligt i regnskabssystemer. Lønnen skal flyde automatisk ind i bogføringen — uden manuel eksport og import. DataLøn integrerer direkte med:

• e-conomic — løn bogføres automatisk med korrekte kontonumre
• Dinero — lønposteringer overføres direkte uden manuel datahåndtering
• Uniconta — fuld integration til løn og bogføring
• Microsoft Dynamics 365 Business Central — til større kunders ERP-setup
• Visma.net — naturligt for Visma-kunder

Dataene flyder automatisk — du dobbelttaster ikke.

4. Support der forstår revisorens arbejde

Når du kører løn for mange kunder, er support ikke et spørgsmål om vejledning — det er et spørgsmål om at komme igennem hurtigt, fordi du har deadlines. DataLøns lønpartnere får adgang til VIP-hotline med direkte adgang til de mest erfarne lønspecialister, samt en dedikeret partnerrådgiver der kender din hverdag.

Juridisk rådgivning om HR og ansættelsesret er inkluderet som tilvalg — relevant når en af dine kunder spørger om overenskomst, opsigelse eller barsel midt i en lønkørsel.

De fem mest tidskrævende opgaver — og hvordan DataLøn løser dem

Baseret på hvad revisorer og bogholdere bruger mest tid på i den månedlige lønproces:

1. Indsamling af variable løndele fra kunder

Overtid, fravær, tillæg, udlæg — det varierer fra måned til måned og fra kunde til kunde. Den klassiske løsning er e-mail-runder der trækker ud i dage.

Med DataLøn: KlarLøn sender automatisk en notifikation til kunden når det er tid til at registrere løndata. Kunden udfylder direkte i portalen — du kan se status i realtid og rykker kun de kunder der ikke har svaret.

2. Godkendelsesflow på tværs af mange kunder

Du må ikke køre løn uden at kunden har godkendt. Uden et struktureret godkendelsessystem ender det med at du sidder med screenshots og e-mailbekræftelser som dokumentation.

Med DataLøn: KlarLøn-godkenderfunktionen dokumenterer automatisk hvem der har godkendt hvad og hvornår. Fuldt revisjonsspor. Ingen e-mailkæder.

3. Afstemning mod regnskab

Løn skal afstemmes mod bogføringen. Manuel eksport og import af lønposteringer er en fejlkilde og en tidsrøver — særligt når der er korrektioner.

Med DataLøn: Direkte integration til e-conomic, Dinero og Uniconta. Lønposteringerne bogføres automatisk med korrekte konti — afstemning er en kontrol, ikke en opgave.

4. Håndtering af overenskomster og komplekse lønregler

Mange af dine kunder har medarbejdere der er dækket af overenskomster — med særlige tillæg, ferieordninger og pensionssatser. Det kræver et system der kan håndtere kompleksiteten uden at du skal vedligeholde det manuelt.

Med DataLøn: Systemet understøtter alle gængse overenskomster og lønarter. Ændrer SKAT satserne, opdaterer DataLøn automatisk — du skal ikke tjekke og rette manuelt.

5. Årsafslutning og skiftet til nyt lønår

Årsafslutning er for mange revisorer den mest pressede periode. Decemberlønnen skal ramme det rigtige indkomstår, feriepenge skal afstemmes, og ATP-årsopgørelsen skal stemme.

Med DataLøn: Systemet guider dig gennem årsafslutningen med trin-for-trin vejledning, og e-arkivet gemmer alle bilag digitalt — tilgængeligt for dig og dine kunder i minimum 5 år.

AI Assistenten — ny teknologi til revisors hverdag

DataLøn er det første lønsystem i Danmark med en integreret AI Assistent. For en revisor der kører løn for mange kunder betyder det en ny måde at arbejde på.

I stedet for at navigere i menuer kan du stille systemet spørgsmål direkte i chat og bede det udføre opgaver. Du godkender altid inden noget eksekveres — assistenten forbereder, du beslutter.

Eksempler på hvad revisorer bruger AI Assistenten til:

• Køre løn for en specifik kunde: "Kør løn for Hansen & Hansen A/S for august"
• Opdatere løndata: "Tilføj 12 timers overarbejde til Mette Larsen for august"
• Finde bilag hurtigt: "Vis mig lønsedlen for Peter Nielsen fra marts"
• Oprette nye medarbejdere: "Opret ny medarbejder hos Smedjen ApS — starter 1. september, 38.500 kr. i månedlig løn"

GDPR og revisoransvar — hvad systemet skal kunne

Som revisor eller bogholder der behandler løn for andres medarbejdere, er du databehandler. Det stiller specifikke krav der ikke gælder en enkelt virksomhedsejer.

Konkret skal dit lønsystem kunne dokumentere:

• Hvem har haft adgang til hvilke kunders løndata og hvornår
• At løndata er indsamlet og godkendt på en GDPR-sikker måde
• At der eksisterer en databehandleraftale med lønsystemet
• At data opbevares og slettes iht. gældende regler

DataLøn stiller databehandleraftale til rådighed og KlarLøn-godkenderfunktionen opfylder alle krav til sikker dataindsamling og dokumentation. E-arkivet opbevarer alle bilag i minimum 5 år og slettes automatisk iht. bogføringsloven.

Bruger du i dag e-mail eller Excel til at indsamle og opbevare løndata, er det sandsynligvis ikke GDPR-compliant. KlarLøn er løsningen der lukker det hul.

Hvad koster DataLøn som lønpartner?

Det koster ingenting at blive lønpartner hos DataLøn. Du tilmelder dig gratis og kan derefter tilvælge de services der passer til dine kunder og din forretning.

Prisstrukturen for dine kunder afhænger af abonnement og antal medarbejdere — men som lønpartner kan du tilbyde dine kunder DataLøn på en måde der passer til din forretningsmodel. Det betyder du kan:

• Lade kunden betale direkte til DataLøn
• Inkludere lønsystemet i din samlede servicepris
• Bruge DataLøn som underleverandør i din lønservice

En personlig partnerrådgiver hjælper dig med at finde den model der giver mening for din forretning.

Spørgsmål? Kontakt partnerteamet direkte på partner@dataloen.dk eller ring til partnerrådgiver Daniel Møller på +45 31 66 94 70.