Choose language

Sådan håndterer du løn for dine kunder

Guide til revisorer og bogholdere

How-to guide · Lønpartner

Sådan håndterer du løn for dine kunder —
guide til nye lønpartnere

Du er revisor eller bogholder. Dine kunder stoler på dig med deres økonomi — og nu skal du også styre deres løn. Det er et nyt ansvarsområde med egne regler, deadlines og systemer.

Den gode nyhed: når du først har sat din første kunde korrekt op i DataLøn, er skabelonen klar til alle de næste. Denne guide tager dig igennem processen fra første opsætning til løbende månedlig lønkørsel — trin for trin.

Undervejs viser vi hvordan DataLøns AI Assistent og KlarLøn-godkenderfunktionen gør arbejdet markant hurtigere end med et standard lønsystem.

Forudsætning: Denne guide forudsætter at du er tilmeldt som lønpartner hos DataLøn. Det er gratis og tager få minutter. Læs om lønpartnerkonceptet her →

Ikke lønpartner endnu? Se hvad konceptet inkluderer →

Del 1 — Sæt kunden op (gøres én gang pr. kunde)

Trin 1: Opret kunden i dit lønpartneroverblik

Som lønpartner i DataLøn har du alle dine kunder samlet under ét login. Første skridt er at oprette kunden som en ny virksomhed i dit overblik. Du skal bruge:

  • Kundens CVR-nummer
  • Virksomhedstype og branche
  • Kontaktperson hos kunden (til KlarLøn-godkendelse)
  • NemKonto-oplysninger til lønudbetaling
  • Eventuel pensionsaftale og ferieordning

Bruger kunden et regnskabssystem som e-conomic eller Dinero, opsættes integrationen allerede her — så lønposteringerne bogføres automatisk fra første lønkørsel.

Trin 2: Opret kundens medarbejdere

Hver medarbejder skal oprettes med stamdata. Indhent følgende fra kunden inden du starter:

  • CPR-nummer
  • Ansættelsesdato og ansættelsestype
  • Lønsats og løntype (fast, time, akkord)
  • Ferieordning (feriefondsloven eller funktionærloven)
  • Pension — selskab, sats og fordeling arbejdsgiver/medarbejder
  • Overenskomst, hvis relevant

Vigtigt om skattekort: Anmod om skattekort fra SKAT så snart medarbejderen er oprettet — det tager op til 24 timer. Uden godkendt skattekort trækkes medarbejderen 55 % i skat ved første lønkørsel.

Med AI Assistenten kan du oprette medarbejdere via chat i stedet for at klikke dig igennem stamkortet: "Opret ny medarbejder hos Tømrerfirma Jensen — Lars Andersen, CPR 010190-1234, starter 1. august, 42.000 kr. i fast månedsløn." Assistenten spørger om de oplysninger der mangler og du godkender inden noget gemmes.

Trin 3: Opsæt KlarLøn-godkendelsesflow

KlarLøn er det der adskiller din arbejdsgang som professionel lønpartner fra den måde privatpersoner håndterer løn. I stedet for at e-maile frem og tilbage med kunden om timer og tillæg, modtager kunden automatisk en notifikation når det er tid til at registrere løndata.

Opsætningen tager fem minutter og er det første du gør efter kundens medarbejdere er oprettet:

  1. Angiv kundens kontaktperson der skal modtage og godkende løndata
  2. Vælg hvilke løndata kunden skal registrere (timer, fravær, tillæg)
  3. Sæt deadline for kundens registrering — typisk 3-4 dage inden lønkørslen
  4. Aktivér automatiske påmindelser til kunden

Fra nu af modtager kunden automatisk besked hver måned. Du kan se i realtid hvem der har registreret og hvem der mangler — uden at sende en eneste e-mail.

Og vigtigst: alt hvad kunden registrerer og godkender, er dokumenteret med fuldt revisjonsspor. Det er din GDPR-sikring som databehandler.

Vil du se hele lønpartnerkonceptet inkl. KlarLøn? Læs om DataLøns lønpartnerkoncept →

Del 2 — Den månedlige lønkørsel for kunden

Når opsætningen er på plads, er den månedlige rutine enkel. Her er de fire trin du gentager for hver kunde hver måned:

Trin 4: Modtag og kontrollér løndata fra kunden

Når kundens deadline er nået, kan du se de registrerede løndata direkte i DataLøn. Gennemgå dem for åbenlyse fejl — en medarbejder med 400 timers overarbejde på én måned er sandsynligvis en tastefejl.

Har en kunde ikke registreret inden deadline, kan du nemt se hvem der mangler i dit overblik og sende en påmindelse direkte fra systemet — eller håndtere det via AI Assistenten:

"Hvilke kunder har ikke godkendt løndata endnu til august?"

Trin 5: Kør løn — med eller uden AI Assistenten

Når løndata er godkendt, er du klar til selve lønkørslen. Du kan enten gøre det via den klassiske lønafregning i DataLøn, eller — langt hurtigere — via AI Assistenten:

"Kør løn for Tømrerfirma Jensen for august."

Assistenten opsummerer lønkørslen — total lønomkostning, antal medarbejdere, eventuelle afvigelser fra forrige måned — og beder om din godkendelse. Du gennemgår og godkender. Intet udbetales uden din accept.

Deadline: Lønnen skal godkendes senest næstsidste bankdag i måneden inden kl. 10 ved NETS-udbetaling. DataLøn viser deadlines tydeligt i dit overblik.

Tidsbesparelse i praksis: En lønkørsel der tidligere tog 15-20 minutter pr. kunde tager typisk 2-5 minutter med AI Assistenten og KlarLøn. For en revisor med 30 kunder er det en besparelse på 3-5 timer pr. måned.

Trin 6: Indberetning til eIndkomst og automatiske overførsler

Efter godkendt lønkørsel sker alt det administrative automatisk:

  • eIndkomst-indberetning til SKAT sendes automatisk
  • Nettoløn overføres til medarbejdernes NemKonto via NETS
  • A-skat og AM-bidrag indbetales til SKAT
  • ATP indbetales kvartalsvis
  • Pension overføres til pensionsselskabet
  • Lønposteringer bogføres automatisk i e-conomic, Dinero eller Uniconta
  • Lønsedler sendes til medarbejdernes e-Boks

Du behøver ikke logge ind ét eneste sted. DataLøn håndterer alle overførsler og indberetninger automatisk.

Husk 0-indberetning: I måneder hvor en kunde ikke udbetaler løn, skal der stadig indberettes en 0-indberetning til eIndkomst. Glemmer man det, koster det 800 kr. i bøde fra SKAT. DataLøn sender 0-indberetning automatisk — du behøver ikke gøre noget.

Trin 7: Afstemning mod regnskab

Som revisor vil du typisk afstemme lønkørslen mod bogføringen. Har du opsat integrationen til kundens regnskabssystem, er lønposteringerne allerede bogført med korrekte kontonumre — afstemning er en kontrol, ikke en opgave.

Opdager du en fejl i en kørt lønkørsel, kan du rette direkte i DataLøn. Ret det ét sted — systemet opdaterer automatisk alle berørte poster, indberetter reguleringsbeløb til SKAT og udbetaler eventuel difference til medarbejderen.

Alle bilag gemmes automatisk i e-arkivet. Du og kunden har adgang til lønsedler, A-skat-bilag og alle indberetninger — minimum 5 år bagud.

Klar til at komme i gang som lønpartner?

Det er gratis at tilmelde sig — en dedikeret rådgiver hjælper dig med opsætningen.

Se lønpartnerkoncept →

Den månedlige rutine — tjekliste pr. kunde

Brug denne tjekliste for hver kunde hver måned. Når systemet er sat rigtigt op, tager det 2-5 minutter pr. kunde:

  1. Kontrollér at kunden har registreret og godkendt løndata i KlarLøn
  2. Gennemgå data for åbenlyse afvigelser fra forrige måned
  3. Kør løn via AI Assistenten: "Kør løn for [kundenavn] for [måned]"
  4. Godkend opsummeringen — tjek totaler og eventuelle nye medarbejdere
  5. Bekræft at eIndkomst-indberetning er sendt (sker automatisk)
  6. Afstem mod kundens bogføring (sker automatisk ved integration)
  7. Arkivér lønsedler og bilag (sker automatisk i e-arkivet)

Tidsestimat: 2-5 minutter pr. kunde når systemet er sat op korrekt.

Har du 30 kunder, er den samlede månedlige lønkørsel overstået på 1-2 timer.

Klar til at komme i gang?

Partnerrådgiver Daniel Møller hjælper dig med opsætning og finder den løsning der passer til din forretning.

Se lønpartnerkoncept →

Bliv lønpartner i DataLøn

Det koster ingenting at tilmelde sig. Alle kunder samlet under ét login fra dag ét.

Læs også: Lønsystem til revisorer og bogholdere — hvad du skal kigge efter →

Ofte stillede spørgsmål

En ny kunde med 5-10 medarbejdere tager typisk 30-60 minutter at sætte op første gang — inkl. medarbejderstamkort, KlarLøn-opsætning og eventuel regnskabsintegration. Har du skabelonen fra en tilsvarende kunde, går det hurtigere. DataLøns implementeringsteam hjælper med overflytning af data fra et eksisterende system.

DataLøn sender automatiske påmindelser til kunden inden din deadline. Har kunden stadig ikke godkendt, kan du se det tydeligt i dit partneroverblik og sende en manuel påmindelse — eller kalde kunden via AI Assistenten: "Hvilke kunder har ikke godkendt løndata til august?" Har kunden fast løn uden variable elementer, kan du som lønpartner vælge at køre lønnen videre uden godkendelse.

 Ja. I DataLøn retter du direkte i den fejlagtige post — systemet beregner automatisk reguleringsbeløbet, indberetter det til eIndkomst og udbetaler eventuel difference til medarbejderen. Du skal kun rette ét sted. Det er en af de funktioner der adskiller DataLøn markant fra mange konkurrenter, hvor en fejlretning kræver manuel korrektion flere steder. 

 Efter godkendt lønkørsel bogføres lønposteringerne automatisk i e-conomic med de kontonumre du har sat op i integrationen. Du behøver ikke eksportere, importere eller manuelt taste noget i regnskabssystemet. Bogføringen er tilgængelig i e-conomic inden for få minutter efter lønkørslen. Det samme gælder for Dinero og Uniconta. 

 Ja. Når du som revisor eller bogholder behandler løn for andres medarbejdere, er du databehandler iht. GDPR. Det kræver bl.a. en databehandleraftale med det lønsystem du bruger. DataLøn stiller databehandleraftale til rådighed, og KlarLøn sikrer at al dataindsamling og godkendelse sker via en GDPR-compliant kanal med fuldt revisionsspor. 

 Det er gratis at tilmelde sig som lønpartner. Priserne for dine kunder afhænger af abonnement og antal medarbejdere. Som lønpartner kan du vælge om kunden betaler direkte til DataLøn, eller om du inkluderer lønsystemet i din samlede servicepris. En dedikeret partnerrådgiver hjælper med at finde den model der passer til din forretning.