Hvad er en kørebog?

Dine medarbejdere skal føre en kørebog, hvis de bruger deres private bil i arbejdsøjemed, og du betaler dem en godtgørelse i den forbindelse. Medarbejderne skal for eksempel huske at bruge deres kørebog, hvis de kører til et kundemøde eller til en anden af virksomhedens lokationer end den medarbejderen normalt arbejder på.

Kørebogen er en log over, hvor mange kilometer medarbejderen har kørt i sådanne forbindelser. Og kørebogen er helt nødvendig, når medarbejderen skal have kørselsgodtgørelse for at have brugt sin egen bil i forbindelse med at udføre sit arbejde.

Hvorfor skal medarbejderen føre kørebog?

Kørebogen er en dokumentation af, hvor mange kilometer medarbejderen har kørt i sin egen bil i arbejdsøjemed. Kørebogen samler de nødvendige informationer ét sted og giver både medarbejder og dig som arbejdsgiver et overblik. SKAT kræver også, at der bliver ført kørebog, ligesom de stiller specifikke krav til, hvad kørebogen skal indeholde.

Hvad skal en kørebog indeholde?

Der er klare krav og regler for, hvilke informationer der skal indgå i en kørebog (nogle kalder det også bare kørselsregnskab i daglig tale) for at din medarbejder - fra dig - kan modtage en skattefri godtgørelse for sin kørsel. Den enkelte medarbejders kørebog skal indeholde følgende informationer:

  • Medarbejderens fulde navn
  • Privatadresse
  • CPR-nummer eller medarbejdernummer

Og ved den enkelte, løbende registrering skal medarbejderen anføre:

  • Hvor køres der fra - og til (adresser eller GPS-koordinater)
  • Hvor mange kilometer der er kørt
  • Dato og formål med kørslen
  • Hvilken sats der er anvendt
  • Opsummering i kroner og øre

Hvilke krav stiller SKAT til kørebogen?

SKAT stiller krav om, at den enkelte kørebog skal indeholde de informationer, vi har opstillet ovenfor. Men derudover er det naturligvis et krav, at du som arbejdsgiver kontrollerer, at medarbejderens anførte data er korrekte. I praksis vil det sige, at du skal godkende medarbejderens kørebog. Udbetalingen af den skattefri godtgørelse til medarbejderen kan du med fordel foretage over lønnen.

Hvordan skal en kørebog føres?

Der er ikke nogen specielle formkrav til en kørebog. Det vil sige, den kan føres enten analogt eller elektronisk/digitalt. Men det er klart, at en kørebog, der er digitalt baseret, har en række fordele for alle parter, måske ikke mindst for dig som arbejdsgiver. Det sikrer dig en nemmere og bedre dokumentation, det giver dig overblik, og det gør for eksempel også din godkendelse nemmere.

En optimal måde at føre kørebog og klare godkendelserne på, er ved at bruge et system, der er designet til det. For eksempel kan du med DataLøn Tid køre processerne med kørselsregistreringen helt smidigt og efter både din egen og SKATs bog. Her kan du nemt sætte godkendelsesflows m.m. op, tilknytte kørslen bestemte projekter, ligesom selve arbejdet med kørebogen for medarbejderens vedkommende er lige til. For eksempel kan medarbejderen registrere sine kørte kilometer ved hjælp af GPS og behøver således ikke at taste lange adresser og postnumre ind hver gang.

 

Derfor er DataLøn nemt

Løn skal være nemt. Derfor kan vi hjælpe dig i gang, køre lønnen for dig og har en masse automatiske funktioner.

Skal løn være nemt?

Undgå fejl med DataLøn

Savner du prøveberegninger inden lønnen køres? Eller mulighed for at rette de fejl der er opstået? Få ro i maven med DataLøn.

Vil du undgå fejl?

Samlet finansløsning

Mangler du overblik, sammenhængende data og at kunne håndtere flere ansatte på en gang? DataLøn gør dit liv lettere.

Vil du have overblik?