Hvad er løn?

Løn er den betaling en arbejdsgiver giver til sin medarbejder for at udføre et nærmere bestemt og aftalt stykke arbejde. Løn udmønter sig i konkrete kroner og øre til udbetaling nu og her, men løn omfatter også andre beløb som for eksempel lovpligtig indbetaling af ATP. Løn kan også komme til udtryk i knapt så håndgribelige goder, som medarbejderen kan aftale sig frem til, eller som en overenskomst giver ret til - for eksempel en sundhedsforsikring (et personalegode).

Zoomer vi lidt mere ind, taler man ofte om bruttoløn og nettoløn - to begreber der udtrykker henholdsvis hvilken løn (og hvilke løndele) der grundlæggende ydes fra arbejdsgivers side, og så hvad der er tilbage, når medarbejderen tjekker sin bankkonto (oftest sin Nemkonto), efter at arbejdsgiver blandt andet har afregnet A-skat og AM-bidrag til SKAT og indberettet lønnen til eIndkomst.

Man kan også anskue løn ud fra forskellige løntyper som for eksempel akkordløn, jobløn eller provisionsløn. Ligesom der i det enkelte ansættelsesforhold vil gælde en ud af flere mulige lønterminer. Det ændrer dog ikke ved de grundlæggende forpligtelser, som arbejdsgiver har.

Hvordan beregnes løn?

Når du som arbejdsgiver skal beregne og lave din medarbejders løn, skal du have styr på, hvilke dele din medarbejders løn består af, og hvordan de hver især skal behandles i forhold til beskatning. Har medarbejderen et bruttolønstræk? Hvilke løndele skal beskattes - og hvornår? Hvilke beløb skal eventuelt overføres uden beskatning - for eksempel pension, kørselsgodtgørelse - eller hvad med et jubilæumsgratiale? Skal du beregne og overføre feriegodtgørelse? Hvad ender medarbejderens A-indkomst med at være efter diverse mellemregninger, hvor du har fundet frem til AM-grundlaget, hvilken trækprocent har medarbejderen, og hvilket beløb skal sættes ind på medarbejderens konto?

Det kræver en vis indsigt i skatteteknik og skatteregler at beregne medarbejderens løn præcist og korrekt. Det er i den sammenhæng en stor hjælp at bruge et lønsystem, der hjælper med at regne det hele ud for dig - helt automatisk. Arbejdsgivere kan godt klare sig uden et lønsystem og beregne samt indberette og overføre de forskellige beløb til de forskellige instanser helt på egen hånd. Men mange vil forståeligt nok meget hellere bruge tiden på deres kerneforretning og lade et lønbureau om resten. Det minimerer også risikoen for fejl.

Hvor meget løn skal udbetales?

Det er arbejdsgivers forpligtelse at tilbageholde de dele af medarbejderens løn, der skal afleveres til den store fælleskasse (indeholdt skat vil figurere på virksomhedens skattekonto). Lige sådan skal der indbetales ATP, både arbejdsgivers og lønmodtagers andel. Derefter skal arbejdsgiver forholde sig til den enkelte medarbejders skattekort, så medarbejderen får det personfradrag, der er beregnet på baggrund af vedkommendes seneste forskudsopgørelse. Og så der bliver trukket det så vidt muligt rigtige beløb i A-skat. Inden det hele går i gang, er der også det såkaldte beskæftigelsesfradrag.

Før du som arbejdsgiver overhovedet kan udbetale løn, indberette den til eIndkomst og afregne til SKAT, skal du sikre dig, at virksomheden er registreret rigtigt i CVR-registeret. Virksomheden skal være registreret som virksomhed med ansatte. Ud over at virksomheden har et CVR-nummer, har den muligvis også både p-numre og SE-numre.

Er løn bagudbetalt eller forudbetalt?

Der er ingen love, der dikterer om løn skal være forud- eller bagudbetalt. Man kan aftale det, som man vil - medmindre der står noget om det i en overenskomst, som man er underlagt. De fleste lønmodtagere er bagudlønnet, men mange i den finansielle sektor er for eksempel forudlønnede. Især hvis medarbejderen er ansat på timeløn og har et svingende antal arbejdstimer, kan det hurtigt blive et lidt rodet eller tidskrævende regnskab, hvis man forudlønner. Hvis medarbejderen går fra en ansættelse med forudbetaling til bagudbetalt løn, kan det også godt blive lidt økonomisk stramt i overgangen for vedkommende.

Hvornår får medarbejderen sin løn udbetalt?

Løn udbetales enten hver 14. dag eller én gang om måneden. Der er ingen regler for, hvornår den ene eller den anden frekvens bruges (det kan dog være bestemt af overenskomst). En del virksomheder skeler til, hvad andre i deres branche gør, og timelønnede får ofte deres løn hver 14. dag. Omvendt vil mange funktionærer tit være månedslønnede.

Udbetaler du løn til dine medarbejdere hver 14. dag, kan du vælge, at det for eksempel skal være torsdage, lønnen skal være til disposition - i enten lige eller ulige uger. I et lønsystem som DataLøn vil du så skulle indberette lønnen 2 hverdage før.

Månedsløn vil typisk være til disposition på den sidste hverdag i måneden.

Hvordan bogføres løn?

Løn kan være en relativt mindre eller større udgiftspost i den enkelte virksomhed - men selvfølgelig altid en udgift ... Når du bogfører lønudgifterne, kan det være en god idé at opdele lønnen i dens bestanddele, da de forskellige dele - for eksempel A-skat og nettoløn - skal afregnes til forskellige parter og ofte på forskellige tidspunkter. Så det giver et godt overblik, og gør det nemmere at arbejde med.

På debetsiden vil du for eksempel have medarbejdernes løn, medarbejdernes ATP-bidrag og virksomhedens samlede ATP-bidrag. På kreditsiden vil du have, hvad du skylder i ATP, i AM-bidrag, i A-skat og nettoløn. Det er selvfølgelig et forenklet eksempel.

I et lønsystem som DataLøn vil du automatisk få bogføringsbilag på alle de posteringer, du skal bruge til at bogføre lønnen. Dem kan du overføre til dit regnskabsprogram, hvis du da ikke ligefrem får dem automatisk integreret til dit system. Det er naturligvis det nemmeste og mest effektive.

Hvordan aftales løn?

I en række lande opererer man med national lovgivning, der regulerer løn og lønnens størrelse - herunder mindsteløn. Sådan er det ikke i Danmark, hvor vi (i hvert fald endnu) har den såkaldte danske model. I korte træk går en del af den danske model ud på, at det er arbejdsmarkedets parter, der aftaler løn- og arbejdsvilkår. Arbejdsmarkedets parter er henholdsvis arbejdsgiverne og lønmodtagerne - repræsenteret gennem deres respektive organisationer. Aftalerne om løn- og aftalevilkår udmønter sig i kollektive overenskomster, som forhandles med faste intervaller, typisk 2 eller 3 år.

Når der skal aftales løn med medarbejdere, der arbejder i en virksomhed, der følger en overenskomst, er der derfor som udgangspunkt ikke så meget at rafle om. Man skal simpelthen følge overenskomsten (og en eventuel lokalaftale). Det kunne for eksempel handle om SH-betaling. Den enkelte medarbejder kan naturligvis altid forsøge at forhandle sig frem til bedre løn- og arbejdsvilkår, men kan aldrig stilles ringere end overenskomsten tilsiger.

Er virksomheden ikke bundet af en overenskomst, aftaler arbejdsgiver og medarbejder lønnen - og alle andre ansættelsesvilkår - individuelt. Husk at få det hele med i medarbejderens ansættelseskontrakt.

Hvor ofte medarbejderens løn skal reguleres eller genforhandles, vil/skal fremgå af enten overenskomsten eller ansættelseskontrakten. Det er vigtigt at leve op til det, der er aftalt. Har I skrevet i en medarbejders kontrakt, at lønnen forhandles hvert år i marts, kan I ikke sidde det overhørig, selv om I mener at have en grund som for eksempel en skrantende økonomi. Der skal reelt forhandles - og der skal være noget at forhandle om.

Hvilken løn skal medarbejderen have?

Virksomheder, der følger en overenskomst, skal naturligvis følge de lønsatser, der fremgår af den. Der kan godt komme yderligere løndele til. Det kan for eksempel være nogle tillæg før skat, der følger af en lokalaftale, eller hvis medarbejderen er dygtig til individuelt at forhandle sig frem til for eksempel en bonusordning eller fri bil.

Følger virksomheden ikke en overenskomst, er der sådan set frit slag, og det vil i det private erhvervsliv langt hen ad vejen handle om udbud og efterspørgsel. Er det sælgers marked? Er den ønskede arbejdskraft højt specialiseret og derfor svær at finde? Eller kan du vælge og vrage? Mange parametre spiller ind.

Hvilken løn medarbejderen skal have, handler om at finde det niveau, hvor begge parter kan være tilfredse. I virkelighedens verden skeler mange arbejdsgivere måske til konkollegaer eller lønstatistikker. Brancheorganisationer kan også give vink og vejledning.

Lige løn for lige arbejde

Når det handler om, hvad en medarbejder skal have i løn, er det værd at huske på, at vi har en ligelønslov i Danmark. Den fik vi i 1976, efter at der kom EU-regler (dengang EF) om det i 1975. Det er omtrent 50 år siden, men faktum er, at der endnu ikke er ligeløn i Danmark. Det viser en række statistikker - for eksempel fra Danmarks Statistik, hvor du blandt andet kan se en opgørelse over det såkaldte løngab. Løngabet er dog for nedadgående.

Ligelønsloven handler grundlæggende om, at man ikke må forskelsbehandle på baggrund af køn, (heller ikke) når det handler om medarbejdernes løn. I loven kan man for eksempel læse om reglerne for direkte og indirekte forskelsbehandling; hvornår arbejdet er af samme værdi; at alle lønmodtagere har ret til at tale åbent om deres løn; at medarbejdere ikke kan afskediges, fordi de kræver lige løn for lige arbejde; hvilke virksomheder der har pligt til at udarbejde lønstatistikker med kønsopdeling, og hvilke sanktioner der kan være ved overtrædelse af loven - for eksempel godtgørelse.

Du kan læse meget mere om ligeløn hos Beskæftigelsesministeriet, som også har udarbejdet en ligelønsguide til dig, der gerne vil gøre noget på dette område.

Løn når medarbejderen er syg

Er du i tvivl om, hvorvidt du skal betale din medarbejder løn, når vedkommende er syg? Så skal du tjekke eventuel overenskomst eller medarbejderens ansættelsesaftale. Det er nemlig afgørende for, om du som udgangspunkt skal betale løn til en medarbejder, når han/hun er syg.

Helt overordnet og generelt gælder følgende:

• Funktionærer skal have udbetalt normal løn under sygdom.
• Tjek overenskomsten - en del overneskomster giver medarbejderen ret til at få sin normale løn i et vist antal uger til trods for sygdom.
• Er din ansatte hverken funktionær eller under overenskomst, skal du betale vedkommende, hvad der svarer til sygedagpenge. Medarbejderen skal dog blandt andet have haft mindst 74 arbejdstimer de seneste 8 uger.
• Medarbejdere der hverken er ansat med ferie med løn eller har ret til løn under sygdom, optjener som udgangspunkt ret til sygeferiegodtgørelse fra deres 2. sygedag.

Tæt relateret til om medarbejderen skal have løn under sygdom, er spørgsmålet om, hvorvidt man som arbejdsgiver må afskedige medarbejdere, der er syge. Som udgangspunkt må man ikke fyre medarbejdere på grund af sygdom, da sygdom er såkaldt lovligt forfald. Nogen tror - fejlagtigt - at en medarbejder bare kan fyres efter 120 sygedage. Men det kræver en række - og helt specifikke - forudsætninger, ligesom det ikke er helt ligetil at tælle til 120 i denne sammenhæng. Læs mere om 120-dagesreglen.

Er en medarbejder ikke selv syg, men har barn syg, er det igen enten overenskomst eller individuel aftale, der definerer, om medarbejderen kan få fri til at passe det syge barn. Der er ingen lovgivning, der regulerer dette område, heller ikke når det handler om barnets første sygedag.

Løn eller feriepenge når medarbejderen holder ferie?

Alle lønmodtagere har ret til at holde 5 ugers ferie om året (opdelt i hovedferie og restferie), men for at kvalificere sig til at få udbetalt enten løn samt ferietillæg eller feriegodtgørelse (blandt lægfolk ofte kaldet feriepenge) under deres ferie, skal de optjene retten først.

Alle medarbejdere optjener 2,08 feriedage om måneden i løbet af ferieåret. Er medarbejderen ansat med ferie med løn, skal medarbejderen have sin sædvanlige løn, når vedkommende holder optjent ferie. Er medarbejderen ansat med feriegodtgørelse, optjener han eller hun som udgangspunkt 12,5 procent af sin løn til at holde ferie for på et senere tidspunkt. Som arbejdsgiver skal du indbetale disse feriepenge til enten FerieKonto eller en anden feriekasse, som så står for udbetalingen.

Nogle arbejdsgivere vælger at lade deres medarbejdere holde ferie på forskud, hvilket kan være relevant at åbne op for, efter vi har fået den nye ferielov.

Er medarbejderne priviligeret med feriefridage, får de som oftest løn på disse dage også. Men det skal du altid tjekke i enten overenskomst eller den aftale virksomheden har indgået individuelt med medarbejderen.

Løn når medarbejderen bliver opsagt

Hvis du opsiger en medarbejder, skal vedkommende have sin sædvanlige løn frem til og med sin sidste dag hos dig - altså i hele opsigelsesperioden. Det gælder, så længe medarbejderen varetager sin almindelige arbejdsforpligtelse. I denne sammenhæng er det derfor vigtigt at have styr på, hvilket opsigelsesvarsel der gælder i ansættelsen. Opsigelsesvarslers længde er det svært at sige ret meget generelt om, men ét er dog sikkert: opsigelsesvarslet skal fremgå af den enkelte medarbejders kontrakt. Det er en del af din oplysningspligt som arbejdsgiver.

Suspenderer du medarbejderen i opsigelsesperioden, skal vedkommende blot stå til rådighed for arbejdspladsen i det omfang, der måtte være behov for det (for eksempel for at overlevere opgaver). Men medarbejderen skal alligevel have hele sin sædvanlige løn i perioden. Under en suspension må medarbejderen gerne tage et nyt arbejde, så længe vedkommende kan passe det uden at overtræde sine forpligtelser (blandt andet rådighed) over for dig. Og du må ikke modregne medarbejderens nye indtægt i den løn, du skal betale.

Fritstiller du medarbejderen, når du opsiger vedkommende, skal vedkommende som udgangspunkt også have sin fulde løn i hele opsigelsesperioden.

Er medarbejderen funktionær, og er vi ude over en eventuelt aftalt prøvetid, skal vedkommende have såkaldt minimalerstatning - hvilket svarer til 3 måneders løn. Dette gælder altså også, hvis medarbejderen finder nyt arbejde i sin opsigelsesperiode.

Er vedkommende ikke funktionær, skal du naturligvis stadig betale løn til vedkommende i opsigelsesperioden, men hvis vedkommende finder et nyt arbejde under sin fritstilling, har du mulighed for at trække vedkommendes nye løn fra din lønudbetaling. Du betaler altså kun en eventuel difference. Er medarbejderens løn højere det nye sted, er der selvfølgelig ingen difference at betale, og du slipper.

Nogle medarbejdere - for eksempel funktionærer med en vis anciennitet - kan i øvrigt have krav på en fratrædelsesgodtgørelse, når du siger dem op.

Endelig skal du være opmærksom, hvis virksomheden og medarbejderen har aftalt en konkurrenceklausul eller en kundeklausul. Det kan have stor økonomisk betydning i en opsigelsessituation.

Hvis det er dig som arbejdsgiver, der opsiger medarbejderen, kan du være forpligtet til at betale såkaldte G-dage på medarbejderens første ledighedsdage. G-dage er ikke at forstå som egentlig løn, og der er en række betingelser, der skal være opfyldt, før G-dage kan blive aktuelt. Blandt andet skal medarbejderen være medlem af en a-kasse.

Hvor meget løn skal medarbejderen have under barsel?

Det skal du kigge i overenskomsten efter - hvis I er forpligtet af sådan en i virksomheden. Det kan også stå i jeres politikker, typisk en specifik barselspolitik eller i den enkelte ansættelseskontrakt. Hvis ingen af disse scenarier er situationen hos jer, er hovedreglen, at arbejdsgiver ikke har pligt til at give sine medarbejdere løn under orlov i forbindelse med barsel (vær dog obs på funktionærer). Medarbejderne kan til gengæld have ret til fravær med barselsdagpenge.

Hvor længe skal medarbejderen have løn under barsel?

Dette er der ikke andet svar på, end det der findes i en eventuel overenskomst, virksomhedens egen politik eller individuelle aftaler mellem virksomhed og medarbejder. Igen skal man dog være opmærksom på funktionærer.

Løn eller barselsdagpenge?

Det følger af barselsloven, at lønmodtagere har ret til en vis mængde fravær i forbindelse med, at de bliver forældre. Som tidligere nævnt er det uden for lovgivningens område at regulere, om medarbejdere skal have løn under deres fravær/orlov, ligesom der heller ikke er nogen lov der siger noget om, hvor længe en medarbejder i givet fald kan få løn i den situation.

Men loven siger noget om ret til fravær - og i visse dele af fraværet kan medarbejderen have ret til barselsdagpenge. Lever medarbejderen op til det såkaldte beskæftigelseskrav, og udbetaler I ikke løn, har medarbejderen som udgangspunkt ret til at få barselsdagpenge udbetalt fra sin kommune i op til 24 uger af sit fravær i forbindelse med barsel. Dette er under forudsætning af, at medarbejderen ikke overdrager noget af sin orlov. Den vordende mor har desuden ret til at være fraværende - og få barselsdagpenge - fra op til 4 uger før forventet fødsel.

Løn til ungarbejder

Ungarbejdere er ansatte medarbejdere under 18 år. Hvis virksomheden har overenskomst, skal en ungarbejders løn følge overenskomstens anvisninger. Ellers er det op til forhandling mellem den enkelte og arbejdsgiveren - præcis som det gælder for medarbejdere over 18 år, der ikke er ansat under overenskomst.

Som arbejdsgiver skal du være opmærksom på, at der er faste grænser for, hvor mange timer unge under 18 år må arbejde. Og er ungarbejderen under 15 år, er grænserne endnu lavere (find ud af mere i opslaget om arbejdstid), ligesom der er grænser for hvilken type arbejde de helt unge må tage. Er den unge således under 13 år, må du som udgangspunkt slet ikke ansætte vedkommende, med mindre det falder ind under de få undtagelser der er - som for eksempel arbejde inden for film, teater eller modelarbejde.

Fra ungarbejderen fylder 15 år, har vedkommende et skattekort - ofte et frikort - som du skal bruge ved deres lønudbetaling. Selv om ungarbejderen har frikort, skal du afregne AM-bidrag til SKAT.

Løn til elever og lærlinge

Hvis du ansætter en elev eller en lærling, skal du være klar over, at de har ret til overenskomstvilkår - også selv om virksomheden ikke er omfattet af en overenskomst. I det tilfælde må du som arbejdsgiver finde den overenskomst, der passer bedst, og give din elev/lærling løn derefter. Måske fremgår overenskomsten af den uddannelsesaftale, som virksomheden laver sammen med eleven/lærlingen og den erhvervsskole, som vedkommende er knyttet til. Ellers tag en snak med uddannelsesstedet.

Der er i øvrigt særlige regler for elever/lærlinge og ferie.

Løn vs. honorar

Lægmand bruger ind imellem de to termer løn og honorar lidt i flæng. Men for arbejdsgivere og alle der arbejder med løn, er der en række vigtige væsensforskelle mellem løn og honorar. Løn er i korte træk de vederlag, som arbejdsgiver betaler til sine fastansatte medarbejdere - med hvad dertil hører af lønsedler, ansættelseskontrakt, indeholdelse af A-skat, brug af hovedkort eller bikort, arbejdsmarkedspension, fritvalgsordning, tillæg efter skat, værdi af fri bil eller telefon og så videre. Mere eller mindre alt det du kan læse om på denne side :)

Honorar bruges typisk som betaling ved enkeltstående opgaver - for eksempel freelance- eller konsulentydelser - og er B-indkomst for modtageren (som vedkommende på egen hånd skal betale B-skat af). Som arbejdsgiver skal du altså ikke gøre andet end at indberette beløbet på modtagerens CPR-nummer.

Det er vigtigt ikke at blande honorar og bestyrelseshonorar sammen. Som udgangspunkt er bestyrelseshonorar nemlig A-indkomst.

Løn og GDPR

Løn og GDPR hænger sammen på flere måder. GDPR - General Data Protection Regulation - er den europæiske databeskyttelsesforordning. GDPR dikterer reglerne for, hvordan man skal behandle personoplysninger. Og lønoplysninger er personoplysninger. Når du udbetaler løn, har du således fat i en række personoplysninger - i form af diverse beløb, kontaktoplysningerne på medarbejderen og enten CPR-nummer eller medarbejdernummer.

De fleste af disse oplysninger hører til i kategorien 'almindelige personoplysninger'. Kategorien fortæller noget om, hvor højt et beskyttelsesniveau og sikkerhedsniveau du skal omgærde oplysningerne med. Og hvor alvorligt man - altså Datatilsynet - vil se på et eventuelt sikkerhedbrud. Du er velkommen til at hente vores guide om personoplysninger og få helt styr på kategorierne - og meget mere om det grundlæggende i GDPR. Du kan også tage med på vores webinar "GDPR - introduktion".

Det er selvfølgelig helt i orden, at du (eller dit lønbureau) behandler personoplysninger i forbindelse med, at du beregner og udbetaler løn. Det er du nødsaget til. Hvilket bringer et andet aspekt af GDPR i spil, nemlig det såkaldte behandlingsgrundlag. Der er forskellige behandlingsgrundlag, og når det gælder udbetaling af løn, er dit behandlingsgrundlag, at du bliver nødt til at gøre det for at opfylde en kontrakt. Og i forhold til indberetning til eIndkomst er dit behandlingsgrundlag en retlig forpligtelse. Det er vigtigt, at du angiver det præcise - og rigtige - behandlingsgrundlag i den oplysningsskrivelse, du altid skal lave til dine medarbejdere. Derudover anbefaler vi, at du også anfører de behandlingsgrundlag, du bruger, i din fortegnelse. Listen over behandlingsgrundlag i GDPR er i øvrigt afgrænset - og udtømmende.

Når du laver løn til virksomhedens medarbejdere, er det en del af GDPR-arbejdet at beskrive, hvordan du bruger deres personoplysninger blandt andet i forbindelse med løn - og få det med i den lovpligtige oplysningsskrivelse. Det er ganske enkelt en del af oplysningspligten.

Bruger du et lønbureau til at lave løn for din virksomhed, skal du huske, at du er den dataansvarlige, mens lønbureauet er din databehandler. Det er altså dit ansvar, at databehandleren lever op til GDPR-reglerne. Med DataLøn som lønsystem kan du være helt tryg: Vi har lavet databehandleraftalen for dig, så den til punkt og prikke lever op til GDPR's regler.

 

Derfor er DataLøn nemt

Løn skal være nemt. Derfor kan vi hjælpe dig i gang, køre lønnen for dig og har en masse automatiske funktioner.

Skal løn være nemt?

Undgå fejl med DataLøn

Savner du prøveberegninger inden lønnen køres? Eller mulighed for at rette de fejl der er opstået? Brug vores system som din lønbogholder og få ro i maven med DataLøn.

Vil du undgå fejl?

Samlet finansløsning

Mangler du overblik, sammenhængende data og at kunne håndtere flere ansatte på en gang? DataLøn gør dit liv lettere.

Vil du have overblik?