Sådan bruger du arbejdsfordeling korrekt

Corona spøger videre, og den 14. september 2020 trådte en ny midlertidig ordning om arbejdsfordeling i kraft. Find ud af, hvordan du bruger ordningen på den rigtige måde.

Hvem gælder ordningen?

Alle virksomheder og medarbejdere på det private arbejdsmarked er omfattet af den nye midlertidige ordning - ligegyldigt om man har overenskomst eller ej. Arbejdsfordelingen kan gælde hele virksomheden eller blot udvalgte afdelinger eller teams.

Hvor længe må du arbejdsfordele?

Arbejdsfordeling på den nye ordning må vare op til 4 måneder i alt. Og det er underordnet om du har gjort brug af den tidligere ordning - blot du følger reglerne som beskrevet her.

Du kan bruge de 4 måneder med en vis fleksibilitet. Du kan for eksempel vælge at arbejdsfordele 4 måneder i streg, eller du kan køre med en kortere periode, som du så igen kan forlænge. Du kan også holde pause(r) og bryde arbejdsfordelingen op i flere kortere perioder. Du kan i øvrigt til enhver tid afbryde en periode før planlagt og uden varsel.

Hvornår er vinduet åbent?

Arbejdsfordelingen skal træde i kraft senest den 31. december 2020. Det gælder også, hvis du bryder arbejdsfordelingen op i intervaller. Så skal den sidste periode også senest igangsættes inden årsskiftet. Derefter er vinduet lukket.

4-ugers intervaller med 20-50 procent arbejdstidsnedsættelse

Når du skal tilrettelægge arbejdsfordelingen, skal perioden være fastlagt for minimum fire uger ad gangen. I løbet af de fire uger skal den enkelte medarbejders arbejdstid i gennemsnit nedsættes med mindst 20 procent og maksimalt 50 procent i forhold til vedkommendes normale arbejdstid.  

Du må gerne ændre den procentvise nedgang i arbejdstid i løbet af arbejdsfordelingen, men altid for fire uger ad gangen - så længe du overholder formalia:  

Sådan kommer du konkret i gang - og overholder formalia

  • Du skal informere og høre alle omfattede medarbejdere, inden arbejdsfordelingen starter.
  • Du skal sikre dig, at alle omfattede medarbejdere får besked - om muligt på et møde med samarbejdsudvalget eller et personalemøde.
  • Den enkelte medarbejder har 24 timer (i hverdagen) til at acceptere eller afslå at deltage i arbejdsfordelingen.
    • Takker medarbejderen nej, kan du godt opsige medarbejderen - på sædvanlige vilkår.
  • Du skal anmelde arbejdsfordelingen til det lokale jobcenter senest på det tidspunkt, hvor arbejdsfordelingen starter. Det gælder også, hvis du genoptager en arbejdsfordeling. Jobcenteret skal ikke godkende arbejdsfordelingen, men orienteres.

Du skal starte hele denne proces forfra, hvis du ændrer på den procentuelle arbejdstidsnedsættelse.

Arbejdsfordeling og opsigelse af medarbejdere

Du må ikke opsige en medarbejder, der omfattet af arbejdsfordeling, hvis opsigelsen bunder i de samme årsager, som gjorde det nødvendigt at iværksætte ordningen til at starte med.

Hvis du må opsige en medarbejder på grund af for eksempel arbejdsmangel, skal du afbryde arbejdsfordelingen for alle omfattede medarbejdere og først derefter opsige. 

Opsiger du medarbejderen af andre årsager end den, der nødvendiggjorde arbejdsfordelingen, har medarbejderen krav på sin fulde løn i opsigelsesperioden.

Sagde du medarbejdere op, før arbejdsfordelingen trådte i kraft, må de gerne indgå i arbejdsfordelingen. Men de har som noget helt særligt stadig ret til deres sædvanlige løn i opsigelsesperioden. Med andre ord: en medarbejder opsagt inden arbejdsfordelingen træder i kraft må du ikke trække i løn i opsigelsesperioden, selv om vedkommende arbejder på nedsat tid.

Du skal betale G-dage, når du arbejdsfordeler

Du skal betale 3 G-dage pr. kalendermåned for hver af de medarbejdere, som er omfattet af arbejdsfordelingen. Betalingen er forholdsmæssig og betyder, at du eksempelvis skal betale 4,5 G-dage for halvanden måneds arbejdsfordeling.

Du skal udbetale G-dagene direkte til medarbejderen med den førstkommende lønudbetaling.

Husk grundreglen om, at mere end fire timers ledighed på en enkelt arbejdsdag udløser betaling for en hel G-dag. Mindre end fire timers ledighed udløser betaling for en halv G-dag.

Husk også, at du er maksimalt forpligtet til at betale 16 G-dage pr. kalenderår pr. medarbejder.  

Har du spørgsmål?

Har du ubesvarede spørgsmål om, hvordan du griber arbejdsdeling an i din virksomhed? For eksempel i forhold til ferie i en periode med arbejdsfordeling, eller i forhold til hvordan du opgør og beregner G-dagene? 

Så er du altid velkommen til at kontakte juristerne hos Visma DataLøn på 72 27 90 16. 

Er du Ekspert-kunde, eller har du LønAdministration med tilkøb af juridisk hotline, er rådgivningen en del af dit abonnement og du ringer kvit og frit. 

Alle andre får lige så kyndig rådgivning - til særdeles konkurrencedygtige priser.